RPA-Governance
Erfolgsfaktor "RPA-Unit"
Mario Smeets ist als Management-Berater für Banken und Versicherer tätig. Einer seiner Schwerpunkte liegt im Bereich Prozessmanagement und -automatisierung. Bei DCP Deutsche Consulting Partner verantwortet er den Bereich Process Management Practice. Der Autor ist Master of Business Administration mit Schwerpunkt Management of Financial Institutions und Master of Science der Wirtschaftswissenschaft.
RPA-Unit im Detail: Rollen und Aufgaben
Eine einsatzfähige RPA-Unit sollte mindestens aus einem RPA-Manager, einem RPA-Business-Analysten und einem RPA-Entwickler (oder mehreren) bestehen. Während der RPA-Manager steuernde und kommunizierende Aufgaben übernimmt, beschäftigt sich der RPA-Business-Analyst insbesondere mit Prozessidentifikation, -aufnahme und -anpassung. Der Schwerpunkt des RPA-Entwicklers liegt in Entwicklung und Test der automatisierten Prozesse bzw. des Bots. Gleichzeitig sorgt dieser für Fehlerhandling u.ä. und stellt damit den RPA-Betrieb sicher. Das Aufgabenspektrum zeigt, dass die Rolle des RPA-Entwicklers für einen stabilen RPA-Betrieb mit mehreren Personen besetzt sein sollte. Gegebenenfalls kann sogar eine Aufteilung der Unit entlang der beiden genannten Aufgabenbereiche in zwei Teams sinnvoll sein, beispielsweise Team "Neu" und Team "Betrieb".
Bei ansteigendem Nutzungsumfang von RPA können weitere Rollen hinzugefügt werden. Denkbar sind zum Beispiel ein RPA-Controller, der sich ausschließlich um die Steuerung des Bot-Portfolios kümmert und Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert. Ein RPA-Change-Manager könnte den unternehmensweiten Wandel, der durch die intensive Nutzung einer Automatisierungstechnologie ausgelöst werden kann, unterstützen. Je mehr Bots parallel auf den Systemen arbeiten, desto komplexer die entstehende RPA-Architektur. Diese kann durch einen RPA-Infrastruktur-Ingenieur betreut werden.
Howto: Einordnung der Unit in die Organisationsstruktur
Wird die organisatorische Einordnung der RPA-Unit diskutiert, können mindestens drei Ansätze unterschieden werden: eine zentralisierte, eine dezentralisierte und eine hybride, also gemischte Einordnung.
Bereits die Bezeichnung "RPA-Unit" deutet auf eine einzelne, in sich geschlossene und damit oft zentralisierte Einheit als ideale Form einer organisatorischen Einordnung hin. Sie ermöglicht ein effizientes Management von RPA und aller zugehörigen Aufgaben. Anders als bei einer dezentralisierten Einordnung, sind hierbei einheitliche Vorgehensweisen, ein Wissensmanagement oder eine zentrale Lizenzverwaltung sichergestellt. Im Gegensatz zu dezentralisierten RPA-Verantwortlichen - die zum Beispiel in den jeweiligen Fachbereichen angesiedelt sind - können Ressourcen im zentralisierten Ansatz besser verteilt und damit effizienter eingesetzt werden, zum Beispiel bei Kapazitätsüberhängen.
In solch einem zentralisierten Modell kann die RPA-Unit beispielsweise dem Organisations-/ oder Prozess-Management-Bereich des Unternehmens zugeordnet werden. Über den RPA-Manager und den RPA-Business-Analysten wird dann die Schnittstelle zu den Fachbereichen, die RPA-Bots für die eigenen Prozesse nutzen, sichergestellt.
Zur Studie "Robotic Process Automation 2020"
Hybride Formen können unterschiedlich ausgestaltet werden - zum Beispiel so, dass die RPA-Business-Analysten organisatorisch den einzelnen Fachbereichen zugeordnet sind, dort Prozesse identifizieren, analysieren und dokumentieren, während die RPA-Entwicklung in einer zentralisierten Einheit erfolgt. Ein solcher Ansatz mit dezentralisierten Business-Analysten kann das Vertrauen der Fachbereiche in die Technologie stärken. Die genaue (fachliche) Kenntnis des Bereichs und seiner Aufgaben fördert außerdem das Potenzial geeignete Prozesse zu identifizieren. Im Gegenzug steigt mit zunehmender Dezentralität und Anzahl der Business-Analysten die Komplexität der - nun organisatorisch und meist auch räumlich verteilten - RPA-Unit und damit auch deren Steuerung.
Fazit: Zentralisierte RPA-Unit als anfänglich sinnvollste Lösung
Wird eine neue Technologie eingeführt, stehen in den ersten Jahren der Know-how-Aufbau und das Sammeln konkreter, unternehmensindividueller Erfahrungen im Vordergrund. Deshalb gilt:
Die Etablierung einer RPA-Unit innerhalb der Linienorganisation sollte bereits kurz nach ersten - projekthaften - Pilotversuchen und spätestens nach der Entscheidung für eine langfristige Nutzung der Technologie erfolgen.
Diese Unit sollte - zumindest anfänglich - zentralisiert in die Organisationsstruktur eingeordnet werden, um einen schnellen Know-how-Aufbau und eine hohe Flexibilität im Reagieren auf veränderte Anforderungen an die Unit u.ä. zu gewährleisten.