Neun Implementierungstipps
ERP richtig implementieren
Christoph Lixenfeld, seit 25 Jahren Journalist und Autor, vorher hat er Publizistik, Romanistik, Politikwissenschaft und Geschichte studiert.
1994 gründete er mit drei Kollegen das Journalistenbüro druckreif in Hamburg, schrieb seitdem für die Süddeutsche Zeitung, den Spiegel, Focus, den Tagesspiegel, das Handelsblatt, die Wirtschaftswoche und viele andere.
Außerdem macht er Hörfunk, vor allem für DeutschlandRadio, und produziert TV-Beiträge, zum Beispiel für die ARD-Magazine Panorama und PlusMinus.
Inhaltlich geht es in seiner Arbeit häufig um die Themen Wirtschaft und IT, aber nicht nur. So beschäftigt er sich seit mehr als 15 Jahren auch mit unseren Sozialsystemen. 2008 erschien im Econ-Verlag sein Buch "Niemand muss ins Heim".
Christoph Lixenfeld schreibt aber nicht nur, sondern er setzt auch journalistische Produkte ganzheitlich um. Im Rahmen einer Kooperation zwischen Süddeutscher Zeitung und Computerwoche produzierte er so komplette Zeitungsbeilagen zu den Themen Internet und Web Economy inklusive Konzept, Themenplan, Autorenbriefing und Redaktion.
Denn ob die Einführung einer neuen ERPERP Software gelingt oder nicht, hängt nicht zuallererst von der Wahl des Systems und des Dienstleisters ab. Viel entscheidender ist, den Prozess zu strukturieren, die eigenen Anforderungen an die neue Software klar zu formulieren und sich intern so aufzustellen, dass die Organisation maximalen Nutzen aus dem System ziehen kann. Alles zu ERP auf CIO.de
Wie Unternehmen den ganzen Prozess angehen sollten, hat die Kollegin Jennifer Lonoff Schiff von CIO.com in neun praktischen Tipps zusammengefasst. Hier sind sie.
1. Die Führungsriege ins Boot holen:
Hört sich banal an, ist aber der wichtigste Punkt. Die Untersuchung unterschiedlicher ERP-Implementierungen zeigt, dass jene Firmen die meisten Probleme bei der Einführung haben, deren C-Level-Management das Projekt nur unzureichend unterstützen. Dabei ist es nicht notwendig, dass die Chefs sich mit jedem Konfigurationsdetail beschäftigen. Aber sie müssen die Milestones kennen und über jene Gründe im Bild sein, die für Verzögerungen sorgen.
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2. Ein detailliertes Pflichtenheft entwickeln, bevor man nach Anbietern sucht:
Wichtig sind vor allem Antworten auf die Frage, welche Businessprozesse genau mit dem ERP-System gesteuert werden sollen. Je detaillierter das Pflichtenheft hier ist, desto passgenauer sind die Offerten der ERP-Anbieter. Wenige Dinge bringen Projekt-Budgets und Timelines so sehr in Unordnung wie unklare oder lückenhafte Pflichtenhefte.
Die Auswahl der Anbieter sollte sich dann daran orientieren, welches System für meine Branche passende Lösungen bietet. Eventuell empfiehlt es sich sogar, einen Anbieter zu favorisieren, der nur wenige, miteinander verwandte Branchen bedient. Solche Unternehmen haben in der Regel mehr zu bieten als One-fits-all-Anbieter.
Die eigenen Prioritäten kennenlernen
3. Nicht die mobilen User vergessen:
Selbst wenn dies nicht sofort notwendig ist, sollten die Voraussetzungen für den mobilen Zugriff auf das neue System von Beginn an erfüllt sein. Parallel dazu muss natürlich auch das Thema Sicherheit im Zusammenhang mit der ERP-Nutzung via Smartphone oder Tablet diskutiert werden.
4. Die eigenen Prioritäten kennenlernen und klar formulieren:
Im ersten Schritt bedeutet das, unbedingt von allen Abteilungen Input einzuholen, die später mit dem ERP-System arbeiten sollen. Möglich wird das nur durch intensive Kommunikation. Erst wenn alle Prioritäten evaluiert sind, sollte die Auswahl des Anbieters beginnen.
Ebenso wichtig ist das Thema Integration. Jedes ERP-System, das nicht zur bestehenden Anwendungslandschaft passt, ist keine Lösung, sondern nur eine weiteres teure, ungenutztes Stück Software.
- Wünsche von Projektmanagern
Die Anforderungen, Wünsche und Erwartungen hauptamtlicher Projektmanager sind Thema einer Befragung der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM). Die Studie wurde in den Jahren 2009, 2011 und 2013 durchgeführt. Die nächste Runde steht 2015 an. - Prioritäten im Job
Dass sie ihre Projekte als motivierend und herausfordernd empfinden, ist den Befragten nach eigener Darstellung wichtiger als die Honorierung. - Mitbestimmung
Wie wird das Personal eingesetzt und wer bestimmt, ob das Vorhaben ein Erfolg ist - in solchen Fragen wollen Projektmanager mitreden. - Unterstützung
Information und personelle Ressourcen sind stärker gefragt als Finanzielles. - Kommunikation
Die befragten Projektmanager geben an, teaminterne Belastungen und Herausforderungen weitgehend selbst meistern zu wollen. - Arbeitgeber
Flexible Arbeitszeiten und ein gutes Arbeitsklima stehen höher im Kurs als Sozialleistungen.
5. Change Management anstoßen:
Die unter 4. genannten Punkte bedeuten in der Praxis nicht selten, dass sich durch die Einführung eines ERP-Systems die ganze Organisation verändert. Weil durch die Kommunikation im Zusammenhang mit der Erstellung des Pflichtenhefts sichtbar wird, dass einige Prozesse, an die sich alle gewöhnt hatten, suboptimal sind verändert werden sollten. An dieser Stelle regen sich in aller Regel auch Widerstände gegen die Einführung.
Um trotzdem ans Ziel zu kommen, sollten Unternehmen die ERP-Implementierung von Beginn an auch als Change-Projekt begreifen, das entsprechend moderiert und begleitet werden muss.
Individualisierung treibt die Kosten
6. Referenzen einholen:
Jeder Anbieter sollte in der Lage sein, mindestens drei seriöse Kunden zu präsentieren, die bereits mit dem System arbeiten. Und die willens sind, am Telefon über ihre Erfahrungen zu berichten. Die wichtigsten Fragen dabei: Was lief gut? Was lief schlecht? Was hätten sie besser anders machen sollen? Anbieter, die keine drei glücklichen Kunden vorweisen können, haben möglichweise (noch) nicht die erforderliche Erfahrung.
Wer einem Branchenverband angehört, sollte sich dort natürlich zusätzlich nach ERP-Empfehlungen umhören.
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7. Sich das Maß der individuellen Konfiguration genau überlegen:
Je mehr Individualisierung, desto höhere Kosten. Und das gilt nicht nur für das Aufsetzen des Systems, sondern auch für Upgrades und Releasewechsel. Sind die einzigartigen Systemanforderungen der Sales-Abteilung wirklich so einzigartig? Welchen Beleg gibt es dafür? Oder lässt sich der Prozess, um den es dabei geht, vielleicht mit überschaubarem Aufwand standardisieren? Wie bei anderen Software-Implementierungen auch, können die letzten 20 Prozent an Individualisierung für 50 Prozent der Kosten verantwortlich sein.
Außerdem: ERP-System wurden ja genau deshalb erfunden, weil sich die wichtigsten Prozesse in unterschiedlichen Unternehmen stark ähneln, und weil man sie deshalb durch standardisierte, automatisierte Abläufe erledigen lassen kann.
Schulung braucht Zeit und Ressourcen
8. Einen internen "ERP-Produktchef" ernennen - und ihn oder sie mit den richtigen Leuten zusammenspannen:
Es ist gefährlich, sich ausschließlich auf die vom Anbieter mitgebrachten Projektmanager zu verlassen. Stellen sie diesem interne Kräfte zur Seite, die sich nicht nur in Softwareprojekten auskennen, sondern auch innerhalb der Organisation sehr gut verdrahtet sind. Beim "ERP-Produktchef" müssen alle Fäden des Projekts zusammenlaufen, und zwar interne ebenso wie externe. Er (oder sie) sorgt dafür, dass einerseits das Pflichtenheft exakt abgearbeitet und andererseits keine übertriebenen Individualisierungen gedrechselt werden.
Diesen Job sollten unbedingt besonders fähige Leute erledigen, auch wenn es gerade bei diesen besonders schwierig ist, sie für ein solches Projekt von ihrem Alltags-Job abzuziehen.
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9. Ausreichend Zeit und Ressourcen für Schulungen einplanen:
Ein neues ERP-System bedeutet, dass sich Abläufe verändern. Deshalb ist es wichtig, den StressStress für die Mitarbeiter durch diese Veränderungen zu klein wie möglich zu halten. Das geht nur durch intensive Trainingsprogramme, die individuell auf die die jeweilige Abteilung abgestimmt sind. Idealerweise führt die Schulung ein Mitarbeiter der eigenen Abteilung durch. Dadurch lässt sich verhindern, dass das neue ERP-System als etwas von außen Aufgezwungenes wahrgenommen wird.
Alles zu Stress auf CIO.de
- Führende Anbieter von Standard-Software
Wo kaufen deutsche Anwender die meiste Standard-Software - diese Frage beantwortet der Berater Lünendonk aus Kaufbeuren. Er listet die zehn erfolgreichsten Anbieter des Jahres 2013 auf. - Lünendonk-Liste
Lünendonk führt Unternehmen auf, die mindestens 60 Prozent ihres Umsatzes mit Standard-Software-Produktion, -Vertrieb und -Wartung erwirtschaften. Ihr Hauptsitz muss in Deutschland liegen. Die Angaben in der Liste basieren auf kontrollierten Selbstauskünften der Unternehmen und Schätzungen von Lünendonk. - SAP AG, Walldorf
Platzhirsch SAP steht unerreichbar auf Platz Eins. Sowohl nach Umsatz als auch nach Mitarbeiterzahl sind die Walldorfer im vergangenen Jahr gewachsen. - Software AG, Darmstadt
Die Plätze zwei und drei liegen vergleichsweise eng beieinander. Die Software AG aus Darmstadt setzte 2013 knapp 928 Millionen Euro um. Damit musste sie gegenüber 2012 einen Verlust hinnehmen. - Datev eG, Nürnberg
Die Datev eG aus Nürnberg nimmt mit einem Umsatz von 803 Millionen Euro Rang drei ein. Im Gegensatz zum Zweitplatzierten ist das Unternehmen gewachsen. - Compugroup Medical AG, Koblenz
Auch die Compugroup Medical AG aus Koblenz konnte im vergangenen Jahr den Umsatz steigern. Mit 460 Millionen Euro hält sie den vierten Platz im Lünendonk-Ranking. Das ist ein relativ großer Abstand zu Rang drei. - Nemetschek AG, München
Auf Platz fünf steht die Nemetschek AG aus München. Das Unternehmen erwirtschaftete im vergangenen Jahr knapp 186 Millionen Euro und ist damit deutlich kleiner als die Compugroup.