Erst Abläufe analysieren

Haben Sie schon einmal die Effizienz eines DMS errechnet?

Präzise lässt sich nur der Gewinn aus Personal- und Raumeinsparungen ermitteln. Aber durch die Vermeidung von Medienbrüchen ergeben sich auch schnellere Reaktionszeiten. Ein System, das auf einer einheitlichen Datenbasis ohne Redundanzen aufsetzt, ermöglicht auch einen besseren Zugriff auf Informationen, die unter verschiedensten Gesichtspunkten genutzt werden können.

Ist Knowledge Management der Hauptgrund, um DMS einzuführen?

Der wichtigste Punkt ist meist die Kosteneinsparung. Darüber hinaus zwingen gesetzliche Regelungen wie etwa die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) die Unternehmen, ihr Dokumenten-Management zu verbessern. Und nicht zuletzt verlangt auch eine durchgängige IT-Infrastruktur nach einem konsistenten Dokumenten-Management.

Welche Projekte werden zurzeit besonders häufig angegangen?

In Unternehmen werden derzeit häufig Systeme zur Automatisierung des Bestell- und Rechnungseingangs in Angriff genommen. Außerdem ist die öffentliche Hand sehr aktiv. Im Zusammenhang mit der Initiative "Bund Online" wird an vielen Stellen in der öffentlichen Verwaltung an ECM-Projekten gearbeitet.