Erst seit rund fünf Jahren untersuchen Analysten systematisch die Auswirkungen von Robotics und Automatisierung, schätzt die Hackett Group. In ihrer Studie "Robotic process automation: a reality check and a route forward" identifizieren die Berater drei Punkte, die vor solchen Initiativen geklärt sein müssen.

Die Consultants stellen unter den First Movern Ernüchterung fest. RPA (Robotic Process Automation) zeige "greifbare Ergebnisse", aber nicht immer im erhofften Ausmaß. Dennoch werde sich die Adaption verstärken. Insbesondere in ihren Abteilungen für Finanzen und globale Business Services (GBS) wollen Unternehmen von RPA profitieren. In Zahlen: aktuell pilotieren fast sechs von zehn (58 Prozent) Finanzabteilungen Roboter und Automatisierung, unter den GBS-Abteilungen gilt das für 48 Prozent. Beschaffung und Human Resources (HR) kommen auf 38 beziehungsweise 31 Prozent.

Die Berater der Hackett Group sprechen sich grundsätzlich für RPA aus, warnen aber gleichzeitig vor Euphorie. Vor dem Start sollten Entscheider drei Punkte abklären:

1. Einsatzzweck und Kostenfrage

Wie beim Einsatz jeder neuen Technologie sollten auch Robotics und Automatisation einem Business Case folgen. Die Hackett Group empfiehlt, sich beispielsweise Back Office-Prozesse anzusehen und genau definierte Einsatzmöglichkeiten zu erkunden. Grundsätzlich eignen sich folgende Tasks: Extrahieren von Daten, Bearbeiten von Formularen, Archivieren und Konsolidieren, Tracking und Monitoring, ReportingReporting, Downloaden und Uploaden von Dateien, Verwaltung regelmäßiger Analysen und Vorbereiten entsprechender Reports. Alles zu Reporting auf CIO.de

Was die Berechnung der Kosten betrifft, so geht es nicht nur um Lizenzkosten oder Einsparungen durch den Wegfall menschlicher Arbeitszeit. Die Hackett Group listet folgende Punkte auf: Server Space, die Zeit für das Projekt, Kosten für Change Management und Training sowie für das Umstrukturieren von Mitarbeiter-Rollen, Hosting, Monitoring und Wartung.

2. Die RPS Journey planen

Wer ein RPA-Projekt plant, braucht Folgendes: die richtigen Tools, realistische Erwartungen, ein Change-Management (insbesondere, was die künftigen Rollen der Mitarbeiter betrifft), Ressourcen, die künftiges Skalieren vorbereiten und die richtige Governance.

Die Hackett Group zählt fünf Komponenten zum Lifecycle von RPA:

1. den Nutzen entdecken (das kann durch Pilotierungen geschehen, aber auch durch Diskussionen)

2. Mobilisierung (Strategie, Business Case, Betriebsmodell)

3. Skalierung

4. Betrieb

5. Weiterentwicklung (was wiederum zu neuen Entdeckungen und damit an den Ausgangspunkt zurückführt, aber auf einem erfahrenen Niveau).

3. RPA-Team oder Center of Excellence (CoE) aufbauen

Vertreter der IT-Abteilung gehören zwingend in ein RPA-Center of Excellence, so die Hackett Group. Die weiteren Funktionen in diesem interdisziplinären Team hängen von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Die Consultants raten, Analysten und Designer einzubeziehen. Von der Hierarchie her sollten auf jeden Fall Führungskräfte mit im Team sitzen.

Unter dem Stichwort "smart Automation" entwirft die Hackett Group ein Modell, wonach Robotics und Systeme Künstlicher Intelligenz (KI) zunächst menschliche Handlungen nachahmen (RPA) und dann menschliche Interpretationen (Intelligent Data Capture). Ziel ist, die menschliche Intelligenz zu erweitern (Cognitive Automation). In diesem Modell fließen transaktionale Arbeit, Wissensarbeit und "Entscheidungs-Arbeit" zusammen.