Firmen mit Schwächen beim Dokumenten-Management

Die Mehrheit der Umfrageteilnehmer möchte ohne Zeitverlust über Informationen des Kunden verfügen und schneller auf seine Anfragen reagieren. Mehr als ein Drittel der Unternehmen nutzt dabei nicht die Möglichkeit Papierdokumente in elektronische Formate umzuwandeln, obwohl damit viel Zeit gespart werden kann. Im Finanzbereich laufen teilweise noch 90 Prozent der gesamten Kommunikation auf dem Papierweg.

Mehr Compliance-Pflichten

Laut der Studie sind Unternehmen durch Regelungen wie Basel II oder der Sarbanes-Oxley-Act dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente in Papierform zu archivieren. 63 Prozent müssen beispielsweise Vertragsdokumente aufbewahren, bei offiziellen Briefen (43 Prozent) und juristischer Korrespondenz sind es 38 Prozent. Fast alle Unternehmen rechnen künftig mit noch mehr Compliance-Pflichten.

Zurzeit ist die Kundenkommunikation noch nicht von gesetzlichen Regulierungen betroffen. Aber auch hier können branchenspezifische Anforderungen greifen. So gibt es beispielsweise im Finanzbereich hohe Ansprüche an die Sicherheit von Kundendaten, weil von ihnen das Bankgeheimnis abhängt.

92 Prozent der Befragten können nicht einschätzen, wie viel ihr Unternehmen für Kundenkommunikation und –prozesse ausgibt. Außerdem weiß fast ein Viertel nicht, wie lange ein solcher Prozess dauert.

Das Ergebnis zeigt, dass sich 71 Prozent der Firmen eine Vereinfachung ihrer Dokumentenprozesse wünschen. Jedoch ist 72 Prozent der Befragten unklar, welcher Umsatzzuwachs durch eine Beschleunigung dieses Prozesses erzielbar ist.