Das hängt mit der nützlichen Seite der Schatten-IT zusammen. Der Mehrwert entsteht ja gerade dadurch, dass die Anwender aus Eigenantrieb die für sie relevanten Probleme lösen und bearbeiten. Darum ist es aus Sicht des Wissenschaftlers auch zwecklos, die Schatten-IT unterdrücken zu wollen. Der pragmatische Lösungsansatz lautet stattdessen, sie so weit wie möglich ins Licht zu rücken und gemeinsam für Transparenz zu sorgen. Die Risiken lassen sich nur minimieren, wenn die IT-Abteilung weiß, was die Mitarbeiter so alles treiben, und darauf ein Auge haben kann.

90 Minuten für Bestandsaufnahme

Der Aufwand für die Bestandsaufnahme ist laut Rentrop überschaubar. „Nach 90 Minuten Gespräch in einer Abteilung hatten wir eigentlich immer einen guten Überblick über den Status Quo“, berichtet der Forscher aus Konstanz. Insoweit sollten also auch CIOs in der Lage sein, schnell die benötigten Einblicke zu gewinnen.

Auch wenn Rentrop und sein Team fast durchweg eine große Offenheit auf Seiten der Fachabteilungen erlebten, kann es in der Praxis Kommunikationsbarrieren und Widerstände geben. In jedem Fall überlegen die Konstanzer Wissenschaftler, ihr Know-how bei der Schatten-IT-Analyse an interessierte Firmen weiterzugeben. „Wir denken durchaus an die Gründung eines Spin-Offs“, berichtet Rentrop.