Studie über E-Invoicing
Geldvernichtung durch Papier-Rechnungen
Sehr gering erscheint auch der Anteil der Firmen, die elektronische Rechnungen verschicken. Lediglich 11 Prozent tun das derzeit. Allerdings beabsichtigen 12 Prozent, E-Invoicing zeitnah einzuführen. Wenn auch „mit angezogener Bremse“, wie die Forscher aus Hannover schreiben, geht es doch merklich voran. Immer mehr Firmen führen Testprojekte durch, installieren wenigstens Teillösungen oder schließen einzelne Lieferanten ans elektronische Rechnungsmanagement an.
Integration in Arbeitsabläufe zentrales Problem
Einen Hinweis auf die wachsende Dynamik geben Veränderungen in den Gründen, die die Firmen als Argument gegen eine Einführung des elektronischen Rechnungsempfangs angeben. Etwa ein Viertel erkennt nach wie vor keinen Bedarf. Drastisch zurückgegangen ist von 2007 auf 2008 hingegen das vorgebliche Desinteresse der Versender – von über 30 auf 26 Prozent. Hauptschwierigkeit in den Unternehmen ist aktuell die Integration in die Arbeitsabläufe. Diesen Punkt nannte 2008 ein Drittel, im Vorjahr waren es lediglich 15 Prozent. Das lässt darauf schließen, dass sich die Entscheider verstärkt mit den Potenzialen des elektronischen Rechnungswesens auseinandersetzen.
Als Hürde entpuppt sich mittlerweile, dass die Anwender allzu häufig schlechte Erfahrungen mit Optical Character Recognition (OCR) machen. Diese Texterkennungs-Lösungen wurden in den vergangenen Jahren verstärkt als erster Schritt zur Verbesserung des Rechnungsmanagements eingesetzt. Ein Drittel der Unternehmen gibt diesen Lösungen aber mangelhafte und schlechte Noten. Die Anwender sind unzufrieden, weil Einsparziele verfehlt wurden, die Datenqualität sich nicht verbessert hat und der Korrekturaufwand nach wie vor erheblich ist.
"Als Ausweg aus diesem Dilemma werden spezialisierte Dienstleister angesehen, die Papier-Belege und E-Invoices gleichermaßen beherrschen sowie hohe Qualitätsraten und Fristen garantieren", schreiben die Wirtschaftsinformatiker in ihrer Studie.
Außerdem hätten die meisten Unternehmen mittlerweile erkannt, dass eine Umstellung von Papier auf elektronische Rechnungen nur schrittweise erfolgen kann. Manche Lieferanten wollen auf gedruckte Belege nach wie vor nicht verzichten.