Herausforderung E-Mail-Management

Bei der Analyse der Prozesse sind aber auch die prozessauslösenden und steuernden Informationen zu betrachten. Darunter sind z.B. Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, Arbeitsanweisungen, direkte Arbeitsaufforderungen, Genehmigungen etc. zu verstehen. Um später die Entstehung und Richtigkeit von Informationen und Prozessergebnissen prüfen zu können, müssen alle Quellen und Kommunikationswege mit einbezogen sein. Auch hier ist also ein gesamtheitlicher Ansatz zur Verwaltung von Informationen, Einhaltung der Vorschriften und Kontrolle der Geschäftsprozesse erforderlich. Die Verwaltung und Steuerung von Informationen innerhalb solcher "Compliance- Anforderungen" soll dabei aus betriebswirtschaftlicher Sicht die Ausgabenseite so wenig wie möglich belasten.

Um die Kosten gering zu halten, wird versucht, die Einhaltung der Vorschriften durch IT-Systeme zu unterstützen. Die Möglichkeiten zur Kostenbeschränkung werden durch weitere Einflüsse von außen wie z.B. Spam und Viren gerade für die E-Mails erschwert. Der Nachweis der Richtigkeit von Informationen und die Absicherung gegen Verfälschung kann auch durch diese nicht steuerbaren Angriffe beeinflusst werden. Es sind daher auch Absicherungsmaßnahmen gegen solche äußeren Gefahren vorzunehmen. Nur ein ganzheitlicher Ansatz bietet die Sicherheit vor schwer integrierbaren, isolierten Informationsinseln.

Durch die übergreifende Sichtweise und dem Ansatz alle Informationen in die Verwaltung einzubeziehen, lassen sich unternehmensweite Lösungen für die Prozessunterstützung und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen realisieren. Systeme ausschließlich zur Verwaltung von E-Mails zu schaffen, ist daher deutlich zu kurz gesprungen und führt in eine Sackgasse. Die Lösung ist in Enterprise-Content-Management-Systemen zu sehen, die E-Mail als wichtige, aber eben nur als eine von vielen Facetten integrieren.

Ein ausführliches White Paper von Dr. Kampffmeyer zum Thema E-Mail Management finden Sie unter http://www.ibm.com/software/de/db2/ecm/emailarchiving.html.

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Gründer und Geschäftsführer der Project Consult Unternehmensberatung GmbH, Hamburg.