IT-Kosten sinnvoll senken

Auch wenn IT-Führungskräfte vielleicht noch nicht über die Auswirkungen einer wirtschaftlichen Rezession nachdenken - ihre CEOs tun es garantiert. Laut dem "C-Suite Outlook" zur Jahresmitte des Conference Board erwarten fast acht von zehn Geschäftsführern eine Rezession in ihrer Hauptgeschäftsregion innerhalb der kommenden 12 bis 18 Monate. Oder sie gehen davon aus, dass eine solche wirtschaftliche Schwächephase bereits in vollem Gange ist: Von den weltweit befragten CEOs glauben 15 Prozent, dass die Rezession bereits begonnen hat, während weitere 61 Prozent erwarten, dass eine Rezession vor Ende des Jahres 2023 eintreten wird.

"Rezessionen sind zwar unvermeidlich, aber wir wissen nie, wann sie eintreten werden", sagt Dan Roberts, Präsident von Ouellette & Associates und Gastgeber des Tech Whisperers Podcasts. "Es ist und bleibt ein kniffliger Balanceakt. Führungskräfte können nicht auf die Bremse treten und riskieren, Marktchancen zu verpassen." Wenn sie jedoch weiterhin in gleichem Maße investieren würden und die Wirtschaft einbreche, liefen sie Gefahr, dass die Ausgaben die Einnahmen übersteigen.

Zehn Jahre nach der letzten Rezession stünden viele CIOs vor der Herausforderung, dass sie ihre Unternehmen erstmals durch eine derart gravierende wirtschaftliche Herausforderung führen müssten, betont Roberts. Aber sie werden damit beauftragt, IT-Kosten zu senken und die IT-Effizienz zu steigern, um ihre Unternehmen durch den Zyklus zu bringen.

Sparzwang: Die IT trifft es immer

Unternehmen, die zu wenig in Technologie investieren, sind in der denkbar schlechtesten Position. "Sie werden kaum eine andere Wahl haben, als in den Überlebensmodus zu wechseln und Münzen aus dem Sofa zu kramen, wenn sie sparen wollen", sagt Peter Pisciotta, Managing Director und Senior Consultant bei Fine Line Partners.

Die IT-Kosten machen einen beträchtlichen Teil der Betriebsausgaben und der Kapitalinvestitionen aus, so dass die IT ganz oben auf der Liste der Kürzungen steht, wenn gespart werden muss. "IT-Führungskräfte müssen unbedingt einen Plan haben", warnt Patrick Anderson, Direktor für Technologie, Strategie und Architektur beim globalen Beratungsunternehmen Protiviti. Ohne einen Plan des IT-Leiters würden andere Führungskräfte das Ruder übernehmen, was verheerende Folgen für die IT haben könne.

Im Folgenden finden Sie Maßnahmen, die CIOs ergreifen können, um ihre Investitionen im Vorfeld einer möglichen Rezession neu auszurichten.

Umwandlung von Fixkosten in dynamische Kosten

In einer Rezession ist Cash das Wichtigste. Die IT-Abteilung kann dem Unternehmen helfen, die Liquidität zu erhalten, indem sie einige fixe Kapitalausgaben in dynamische Betriebskosten umwandelt, berichtet Shawn Fitzgerald, Senior Research Director der Finanzberatungspraxis bei The Hackett Group.

Beispielsweise könne die Verlagerung von mehr Arbeitslasten in die Cloud die Folgen der Rezession mildern. Laut einem Bericht der Hackett Group vom Juni 2022 sind die durchschnittlichen Kosteneinsparungen bei Unternehmen, die die Mehrheit der in Frage kommenden Workloads in die Cloud geschoben haben, dreimal so hoch wie bei Unternehmen, die bei der Umstellung auf die Cloud langsamer vorgegangen sind.

IT-Dienstleistungsverträge neu bewerten

In manchen Fällen werden Verträge automatisch verlängert, ohne dass eine Neubewertung oder Optimierung erfolgt. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um das Outsourcing-Portfolio zu überprüfen. "Diejenigen Anbieter, die einen nachgewiesenen, quantifizierbaren, finanziellen Wert liefern, können und sollten weiterhin von ihren Auftraggebern und Kunden belohnt werden, da dies der Schlüssel zu erfolgreichem Wachstum in einem rezessiven Umfeld ist", sagt Marc Tanowitz, Managing Partner im Bereich Beratung und Transformation bei West Monroe.

Kooperieren mit wichtigen Lieferanten

"Allerdings müssen die Einkäufer sicher sein, dass ihre Wertschöpfungspartner finanziell stark sind und nicht Gefahr laufen, ihre Investitionen in ihre Produkte und Services so weit zu verringern, dass Leistung und Qualität darunter leiden," sagt Erik Bailey, CIO beim IP-Software- und Dienstleistungsunternehmen Anaqua. IT-Leiter könnten auch mit ihren Partnern zusammenarbeiten, um Möglichkeiten zur Kostensenkung zu ermitteln. "Kooperieren Sie eng mit Ihren externen Lieferanten, da sie sich wahrscheinlich in einer ähnlichen Situation wie Sie selbst befinden", rät er.

Wird ein Service restrukturiert statt gekündigt, um die Kosten zu senken, kann das für beide Seiten von Vorteil sein. "Rücken Sie enger an Ihre Partner heran", empfiehlt Michael Fuller, Principal bei The Hackett Group. So könnten Unternehmen herausfinden, wie sie ihre Leistungen rationalisieren und mehr Arbeit etwa an kostengünstigere Standorte verlagern können.

Die Lieferanten-Leine lockerer lassen

Deutliche Preiszugeständnisse zu verlangen, wird möglicherweise nicht funktionieren, da auch die IT-Dienstleister mit steigenden Arbeitskosten zu kämpfen haben. Aber "Kunden haben viele Möglichkeiten, vertragliche Beschränkungen zu lockern, um Kosten zu senken", sagt Brad L. Peterson, Partner und Global Lead für Technologietransaktionen bei der Anwaltskanzlei Mayer Brown.

Betriebe können laut Paterson Lieferantenverpflichtungen reduzieren, mehr Risiken eingehen, transformative Veränderungen zulassen und sich verpflichten, den Lieferanten stärker zu unterstützen. Beim Sparen gehe es nicht darum, die niedrigsten Vertragsgebühren rauszuholen - es geht darum, die Gesamtkosten sinnvoll zu senken.

Weniger Volumen statt Preissenkungen

IT-Führungskräfte können ihre Stückkosten senken, indem sie ihre Lieferanten um einen Preisnachlass bitten. Alternativ können sie nach Mengeneinsparungen suchen, beispielsweise bei den Softwarelizenzen. "Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die Forderung nach Preissenkungen nicht allzu erfolgreich ist", berichtet Berater Pisciotta aus der Praxis. Anbieter könnten die Gelegenheit nutzen, um für die Kunden nachteilige Bedingungen zu stellen, beispielsweise weniger SLAs im Austausch für niedrigere Gebühren.

Schalten Sie redundante Systeme ab

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Bestand an Software und Hardware zu bewerten. "Es könnte Möglichkeiten geben, diese Kosten zu senken, insbesondere wenn einige dieser Anlagen kurz vor der Ausmusterung stehen oder gute Kandidaten für die Ausmusterung sind", sagt Anderson von Protiviti.

Es könnten sich auch Möglichkeiten zur KonsolidierungKonsolidierung oder Rationalisierung ergeben. Redundante Systeme seien ein gutes Ziel für Kostensenkungen. "Es ist bisweilen schwierig, eine Anwendung abzuschalten, aber risikofreudige CIOs werden ein System abtrennen und sehen, ob sich jemand beschwert", sagt Rick Pastore, Senior Research Director und IT-Berater bei The Hackett Group. Alles zu Konsolidierung auf CIO.de

CIOs sollten jedoch darauf achten, dass dieser Schritt finanziell sinnvoll ist. "Wenn Sie etwas stilllegen, das noch nicht abgeschrieben ist, werden Sie einen finanziellen Verlust erleiden", sagt Hackett-Manager Fitzgerald. Es brauche einen teamorientierten Ansatz für ein intelligentes Kostenmanagement - eine Partnerschaft mit der Finanzabteilung und denjenigen, die diese Analyse durchführen und Entscheidungshilfen liefern können.

Projekte mit niedriger Priorität auf Eis legen

CIOs sollten auch ihr Projektportfolio neu bewerten, um sicherzustellen, dass es immer noch auf die Geschäftsstrategie abgestimmt ist. "Priorisieren Sie Ihre anstehenden Investitionen", empfiehlt Ryan Prindiville, Partner bei der Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung Armanino. Dabei gehe es nicht um kritische Investitionen, die Sie durch eine Rezession bringen werden. Aber der dritte, vierte, fünfte und sechste Punkt auf der Prioritäten-Liste könnte eine Investitionspause aushalten.

Überprüfen Sie offene Positionen

Die meisten CIOs haben einen großen Rückstau an offenen Stellen, die sie zu besetzen versuchen. Diese Vakanzen zu streichen, kann gegebenenfalls sinnvoll sein - oder auch nicht, wenn man bedenkt, wie schlank viele IT-Abteilungen derzeit unterwegs sind. Für die meisten IT-Führungskräfte könnte es sich jedoch lohnen, zumindest für eine gewisse Zeit die Zahl der externen Auftragnehmer zu reduzieren. "Das wäre die erste Welle der Personalkostensenkung", sagt Pastore. Im Idealfall könnte es die einzige Welle sein.

Erfolgreiche Pilotprojekte skalieren

Experimente und Evaluierungen sind wichtig, aber Pilotprojekte sind immer teurer als die Einführung in großem Maßstab. "Beschleunigen Sie diese Implementierungen, damit Sie aus dem Fegefeuer der Pilotprojekte herauskommen und Aufgaben aus dem Weg räumen können, die keinen Nutzen bringen", so Fitzgerald von der Hackett Group.

Unabhängig davon, welche Kürzungen CIOs in Erwägung ziehen, ist es wichtig, sorgfältig vorzugehen: Denken Sie nicht nur an den potenziellen kurzfristigen Nutzen, sondern auch an die möglichen langfristigen Folgen. "Ich kann heute 50 Pfund abnehmen, indem ich mir ein Bein abschneide, aber ich werde morgen nicht mehr laufen können", so der Berater. Es gelte, intelligent und gezielt vorzugehen. Kurzsichtige Kostensenkungen würden bestraft. (ajf/jd)