Die betriebswirtschaftliche Theorie liefert eine Reihe von Werkzeugen für die Absicherung von Investitionsentscheidungen. Mit statischen oder dynamischen Methoden können wir die Vorteile eines einzelnen Vorhabens oder verschiedener Alternativen bewerten. Zumindest bei größeren Investitionen werden diese Methoden heute in vielen Unternehmen – so auch in unserem Konzern – angewandt. Dies gilt natürlich auch für Entscheidungen über neue IT-Lösungen.

Den zu erwartenden einmaligen und laufenden Kosten eines IT-Vorhabens können wir den entsprechenden quantitativen und qualitativen Nutzen gegenüberstellen. Auf der Basis einer möglichst vollständigen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung trifft das Management seine Entscheidung. In der Phase der IT-Investitionsplanung arbeiten die Vertreter des Business- und des IT-Managements sehr eng und sehr konstruktiv zusammen; beide Bereiche verfolgen schließlich in der Regel dasselbe Ziel.

Die Situation verändert sich, wenn eine neue IT-Lösung Teil des laufenden IT-Betriebs wird. Die mit dem Betrieb verbundenen Kosten werden den davon profitierenden Geschäftsbereichen belastet. Hier setzt oft eine Diskussion um die IT-Kosten ein. Wegen der fehlenden Transparenz und Vergleichbarkeit wird nicht selten infrage gestellt, ob die Kosten angemessen sind. Dies gilt insbesondere dann, wenn die absoluten ITKosten steigen oder wenn sich die Kennzahl Relative IT-Kosten erhöht. Diese Kennzahl enthält die IT-Kosten als Prozentsatz des jeweiligen Umsatzes. Anders als bei einer einzelnen Investition ist eine Kosten- Nutzen-Betrachtung für den laufenden IT-Betrieb kaum möglich, da die Nutzenseite, der so genannte Business Value of IT, nicht oder nur sehr schwer messbar ist. Damit fehlt aber eine wichtige Bezugsgröße, um die Wirtschaftlichkeit eines laufenden IT-Betriebs zu bewerten.

Die Situation bei der Gauselmann Gruppe

In dieser Situation befand sich vor einigen Jahren auch die Beit Systemhaus GmbH, die als interner IT-Dienstleister die Schwesterfirmen der Gauselmann Gruppe mit sämtlichen IT-Leistungen bedient. Die im Familienbesitz befindliche Gauselmann Gruppe ist im Inund Ausland als Hersteller, Anbieter und Betreiber von münzbetätigten Spielgeräten mit und ohne Geldgewinn tätig. In ihren Marktsegmenten ist die Gruppe in Deutschland und Europa führend und nimmt auch weltweit einen der vorderen Plätze ein. Insgesamt beschäftigt der Konzern rund 5500 Mitarbeiter; im Geschäftsjahr 2003 erzielte er einen Umsatz von 669 Millionen Euro.

Das Beit Systemhaus wurde 1987 gegründet und versorgt heute mit etwa 100 Mitarbeitern rund 2000 Anwender und ein Dutzend Konzerngesellschaften im In- und Ausland mit IT-Services. Dazu zählen Unternehmen unterschiedlichster Größenordnung und Wertschöpfungstiefe. Ende der 90er-Jahre haben wir das Systemhaus konsequent als Internal Service Company positioniert. Dies zeigt sich heute unter anderem in einer kundenorientierten Organisation, in der Key Account Manager engen Kontakt zu den Business- Verantwortlichen der internen Kunden halten. Unsere Serviceleistungen sind auf die Bedürfnisse der Schwestergesellschaften zugeschnitten; die Leistungen sind in Art und Umfang eindeutig abgegrenzt und werden zu marktüblichen Konditionen angeboten.

Das Regelwerk für das Kunden-/ Lieferantenverhältnis zwischen den Schwesterunternehmen und dem IT-Dienstleister legen wir in einem übergeordneten IT Steering Committee fest. Dazu zählt zum Beispiel die Formulierung konzernweiter IT-Standards im Rahmen einer gemeinsam abgestimmten Gauselmann-IT-Strategie. Mit der Ausrichtung der IT-Organisation zu einer Internal Service Company haben wir weitere Instrumente geschaffen, die eine optimale IT-Governance im Gauselmann Konzern sicherstellen sollen. Das sind unter anderem strukturierte Verfahren für IT-Investitionsanträge und -genehmigungen, Service Level Agreements, monatliche Servicereports und nicht zuletzt der Gauselmann-IT-Benchmark.