IT-Durchdringung

Mit dem Faktor IT-Durchdringung messen wir die Anzahl der IT-Arbeitsplätze in Relation zur Mitarbeiterzahl. Dabei legen wir die rechnerische Anzahl an Vollzeitmitarbeitern zugrunde. Die IT-Durchdringung messen wir rein quantitativ, zum Beispiel in der Ausprägung: 65 Prozent der rechnerischen Vollzeitmitarbeiter nutzen einen IT-Arbeitsplatz. Die qualitative Ausstattung (Hardware und Software beziehungsweise die Nutzung von Services) spiegelt sich in den schon genannten Servicekosten je Arbeitsplatz wider.

In den Unternehmen der Gauselmann Gruppe liegt die IT-Durchdringung zwischen 20 und knapp über 100 Prozent. Werte über 100 Prozent sind durchaus möglich. Sie treten zum Beispiel dann auf, wenn das jeweilige Unternehmen viele Teilzeitkräfte beschäftigt oder wenn einige Mitarbeiter über mehr als einen IT-Arbeitsplatz verfügen. In unserem Modell wirkt sich eine Veränderung der IT-Durchdringung direkt auf die Höhe der Relativen IT-Kosten aus. Eine spürbare Erhöhung der IT-Durchdringung beobachten wir immer dann, wenn das Unternehmen einzelne Bereiche erstmals oder verstärkt mit IT-Arbeitsplätzen ausstattet. Dies ist etwa der Fall, wenn der Vertrieb eine CRM-Anwendung neu einführt und deshalb allen Außendienstmitarbeitern erstmals ein IT-System zur Verfügung stellt. Derartige Veränderungen werden meistens von Business-Seite angestoßen.

Personalintensität

Die Personalintensität misst in unserem R3F-Modell die Relation Anzahl Vollzeitmitarbeiter zu Umsatz. Sie ist also die Umkehrung der bekannteren Kennzahl Pro- Kopf-Umsatz. Die Personalintensität hat zwar keinen direkten Bezug zum IT-Einsatz und zu den IT-Kosten; sie wirkt sich in dem R3F-Modell aber ebenso wie die beiden anderen Faktoren auf die Höhe der Relativen Kosten aus. Wenn IT-Arbeitsplatzkosten und IT-Durchdringung konstant bleiben, führt eine Verringerung der Personalintensität auch zu einem Absinken der Relativen IT-Kosten – und umgekehrt. Diesen Zusammenhang muss man beachten, wenn sich die Relativen IT-Kosten verändern oder abweichen. Denn hier tritt ein Effekt auf, dessen Ursache außerhalb des Einfluss- und Verantwortungsbereichs des IT-Managements liegt.

Erfahrungen mit dem IT-Benchmark

In der Gauselmann Gruppe wenden wir den hier beschriebenen IT-Benchmark – wie oben bereits erwähnt – seit 1999 erfolgreich an. Zwar fließen in unseren Benchmark keine Informationen über den Business Value of IT ein, und deshalb erlaubt dieses Instrument keine vergleichende Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, wie sie eine Investitionsrechnung bei neuen Vorhaben bietet. Der gewählte Ansatz ist aber geeignet, die Diskussion um die laufenden IT-Kosten zu versachlichen und zielgerichtet zu führen. Das unserem Benchmark zugrunde liegende R3F-Modell schafft eine hohe Transparenz und liefert den Verantwortlichen wichtige Hinweise auf die Ursachen von Kostenabweichungen und -veränderungen. Der IT-Benchmark und das R3F-Modell, das die Kennzahl Relative IT-Kosten durch das Zusammenspiel der drei Faktoren IT-Arbeitsplatzkosten, IT-Durchdringung und Personalintensität erklärt, sind bei Gauselmann unverzichtbare Instrumente des IT-Controlling.