Zentrales Instrument des IT-Controlling

Den Gauselmann-IT-Benchmark haben wir erstmals im Jahre 1999 entwickelt. Seitdem wird diese Dokumentation im halbjährlichen Rhythmus aktualisiert und der Konzernleitung, dem IT Steering Committee sowie den Geschäftsführungen der einzelnen Gruppenunternehmen zur Verfügung gestellt. In denBenchmark fließen die Werte aller vom Beit Systemhaus betreuten Unternehmen ein, und zwar jeweils für einen Zwölf-Monats-Zeitraum sowie das entsprechende Vorjahr.

Vor dem eingangs skizzierten Hintergrund haben wir den IT-Benchmark mit der folgenden Zielsetzung entwickelt:

• Um die Wirtschaftlichkeit des laufenden IT-Betriebs trotz des nicht quantifizierbaren Business Value of IT sicherzustellen, wollen wir die IT-Kosten nach Unternehmen und Kostenbereichen detailliert dokumentieren.

• Das Instrument soll Intercompany-Vergleiche ermöglichen, Kostenabweichungen zwischen den einzelnen Unternehmen aufzeigen und uns damit Ansatzpunkte für eine gezielte Kostenoptimierung liefern.

• Analog dazu wollen wir für die einzelnen Unternehmen detaillierte Periodenvergleiche durchführen, um die Ursachen von Kostenveränderungen zu identifizieren.

• Letztlich soll uns der IT-Benchmark als zentrales Instrument des IT-Controlling eine qualifizierte Planung, Steuerung und Kontrolle der IT-Kosten ermöglichen.

Um die formulierten Ziele zu erreichen, haben wir das R3F-Modell entwickelt und unserem IT-Benchmark zugrunde gelegt. R3F-Modell steht für "Relative IT-Kosten -drei Faktoren-Modell" und umschreibt die Zerlegung der Kennzahl in drei Bestimmungsfaktoren. Wir haben die Relativen IT-Kosten bewusst als Ausgangspunkt der Analyse gewählt, da diese Kennzahl bei der Betrachtung von IT-Kosten und der Durchführung von Benchmarks sehr verbreitet ist. Dies gilt insbesondere, wenn es darum geht, die IT-Kosten von Unternehmen unterschiedlicher Größe zu vergleichen. Zudem gelten die Relativen IT-Kosten häufig als Indikator für den Stellenwert der IT in einem Unternehmen.

Die Kennzahl Relative IT-Kosten ist eine etablierte und bekannte Größe in der IT-Welt und wird häufig auch für ein Benchmarking innerhalb einer Branche oder darüber hinaus genutzt. Allerdings ist die Aussagekraft der Kennzahl wegen unterschiedlicher Kostenstrukturen und Abgrenzungen in den betrachteten Unternehmen sehr begrenzt oder gelegentlich fragwürdig. Deshalb haben wir uns entschieden, in den Benchmark nur direkt vergleichbare Zahlen der Konzernunternehmen einfließen zu lassen. Die Relativen IT-Kosten lagen im Jahr 2004 in den Unternehmen der Gauselmann Gruppe in der Bandbreite zwischen 0,3 und 2,6 Prozent. In einigen Unternehmen der Gruppe ist diese Kennzahl gegenüber dem Vorjahr angestiegen, in anderen dagegen zurückgegangen. Die Abweichungen der Relativen IT-Kosten und deren Entwicklung sind angesichts der Heterogenität und der Dynamik des Konzerns zu erwarten. Für ein aktives IT-Controlling ist es aber unverzichtbar, die konkreten Gründe für Abweichungen und unterschiedliche Entwicklungen zu erfassen.