Der Preis ist sicher nicht allein ausschlaggebend - aber doch eines der wichtigsten Argumente, wenn es um die Einführung einer neuen ERP-Lösung geht. Gerade vor dem Hintergrund immer leistungsstärkerer ERP-Systeme, die im SaaS-Modell angeboten werden, stehen heute viele Unternehmen vor dem Problem, die Kosten und Nutzen von Lizenz- und SaaS-Systemen zu vergleichen.

Die Rechnung scheint auf den ersten Blick einfach: Bei Lizenzsoftware fallen die annualisierten Lizenzkosten plus Wartungsvertrag an, bei SaaS-Software ergibt sich der Preis aus der Anzahl der Nutzer mal Mietgebühren. "Die meisten Firmen, mit denen wir uns zu diesem Thema unterhalten haben, verwenden diesen recht rudimentären Ansatz", sagt Simon Ellis, Analyst bei IDC. Für die Studie "SaaS-ERP vs. On-Premise-ERP: Der Vergleich aus einer TCO-Perspektive" hat er IDC-Analyst etwas genauer hingeschaut und nachgerechnet: "Ein On-Premise-ERP-System bringt jedoch noch eine Reihe weniger offensichtlicher Kostenfaktoren mit sich, die leicht übersehen werden."

Wenn man diese Kosten in die Kalkulation einbeziehe, stehe die SaaS-Lösung im Vergleich zum On-Premise-System mitunter deutlich besser da. Denn die Lizenzsoftware verursache eine ganze Reihe von Aufwendungen, die im laufenden Betrieb anfallen und sich insgesamt zu einem beträchtlichen Kostenblock addieren.

So fielen über die "offensichtlichen Kosten" hinaus etwa die Personalkosten für die Administration der IT-Systeme und des Rechenzentrums, die Energie- und Raumkosten für dessen Betrieb sowie die Anschaffungskosten für Hardware und Kommunikationstechnik an. "Daneben sind auch die Opportunitätskosten all dieser Aufwendungen zu berücksichtigen, insbesondere natürlich bei den Investitionskosten", sagt Ellis.

Neue Kosten durch Customizing

Darüber hinaus kann das Erweitern von On-Premise-Software um neue Funktionen durch Customizing zu erheblichen weiteren Kosten führen. Nach der Investition in das eigentliche Customizing sind zusätzliche Wartungsgebühren an den Hersteller zu leisten, oder die Anpassungen müssen beim nächsten Upgrade umgeschrieben oder angepasst werden. Besonders bei Unternehmen mit vielen mobilen Mitarbeitern, Telearbeitern oder virtuellen Arbeitsplätzen entstehen weitere Aufwendungen – technisch und personell – um einen flexiblen mobilen Zugriff auf das ERP-System zu realisieren.

Auch das Thema Skalierbarkeit birgt finanzielle Risiken: Für viele IT-Abteilungen geht es nicht nur um den allgemeinen Aufbau eines skalierbaren Systems, sondern auch um die Frage, wie schnell auf veränderten Bedarf reagiert werden kann. Von der IT wird erwartet, immer gerade die richtigen Dienste mit der richtigen Bandbreite bereitzustellen. In sich immer dynamischer verändernden Märkten herrscht bei vielen Unternehmen noch Unklarheit darüber, auf welchem Niveau sich die Umsatzlage und damit die Auslastung der Systeme zukünftig einpendeln wird.