Lizenzen treiben Outsourcing-Kosten

IT-Outsourcing soll Zugang zum Know-how von Spezialisten ermöglichen, die Konzentration auf das Kerngeschäft fördern und vor allem Kosten reduzieren. Die Kostensenkung gerät jedoch in Gefahr, wenn nicht Klarheit über die Softwarelizenzen herrscht. Die Prüfung des Bestands an Software, deren Übertragbarkeit und des Bedarfs an neuen Rechten im Rahmen der Auslagerung sind deswegen ein wichtiger Schlüssel zur Kosteneffizienz. Das gilt sowohl für Share Deals, bei denen der Auftraggeber Unternehmensteile wie eine IT-Tochter an einen Dienstleister überträgt, als auch für die Übergabe einzelner Hard- und Software (Asset Deal) an den Provider.

Das OutsourcingOutsourcing kann nicht nur für den Dienstleister wirtschaftlich sinnlos sein, wenn sich später herausstellt, dass er nicht über die erforderlichen Lizenzrechte verfügt. Zwar ist es Sache des Dienstleisters, fehlende Lizenzen zu erwerben. Verliert er dadurch allerdings seine Gewinnmarge, wird er bei Nachverhandlungen versuchen, die Kosten wieder hereinzuholen. Auf jeden Fall leidet die Beziehung zwischen Dienstleister und Anwender darunter. Alles zu Outsourcing auf CIO.de

Due Diligence bringt Klarheit

Deshalb müssen beide Parteien wissen, welche Softwarelizenzen bestehen und welche Lizenzen der Dienstleister noch braucht, damit er die geforderten Leistungen erbringen kann. Am Ende einer Prüfung der rechtlichen Risiken (Due Diligence) muss feststehen, welche Lizenzen dem Dienstleister wirksam im Wege eines Asset Deals übertragen werden können oder welche ihm beim Share Deal als Käufer einer ITTochter zu Verfügung stehen. Das Ergebnis sollte rechtzeitig vorliegen, weil es sich auf den gesamten Verlauf und die Gestaltung der Transaktion auswirkt.

Nutzungsrechte beim Share Deal

Das Outsourcing kann als Verkauf einer Konzerngesellschaft (z.B. der konzerneigenen IT-Tochter) an den Dienstleister geschehen, was die Übertragung von Nutzungsrechten entbehrlich macht. Die ehemalige ITTochter bleibt Rechtsinhaberin und erhält lediglich einen neuen Gesellschafter. Allerdings können in diesem Fall Rechte aufgrund von „Change of Control“-Klauseln entfallen. Solche Klauseln erlauben die Nutzung nur innerhalb des jeweiligen Konzerns. Sobald die IT-Tochter aus dem Unternehmen ausscheidet, entfällt das Nutzungsrecht. Oft bestehen jedoch für Standardsoftware auf beiden Seiten Konzernlizenzen. Diese können in der Regel ohne Zusatzkosten (oder sogar mit Kostenersparnis) angepasst werden, indem die Nutzerzahlen in Abstimmung mit dem Softwarehersteller jeweils angeglichen werden.

Ist die von der Auslagerung betroffene Hard- und Software nicht in einer IT-Tochter konzentriert, muss sie einzeln übertragen werden. Dann muss in der Due Diligence die Übertragbarkeit der Softwarelizenzen geprüft werden. Wenn der Anwender eine Software mietet (zum Beispiel SAP-Lizenzen), muss der Softwareanbieter der Übertragung des Softwarevertrages zustimmen. In diesem Fall sollten beide Parteien vertraglich regeln, wer die Zustimmung vom Softwareanbieter einholen muss, was die Folgen einer verweigerten Zustimmung sind und wer für eventuelle Mehrkosten aufkommt.