Lizenzmanagement - unbeliebt, aber lohnenswert

SAM vermeidet überraschende Kosten bei neuer Hardware

Eine weitere, nicht zu unterschätzende Rolle kommt dem Software Asset Management aber auch in der "Beziehungsarbeit" zwischen IT-Strategie/IT-Architektur und Software zu. Die IT richtet sich häufig hinsichtlich der Hardware kostenoptimal aus, Software-Lizenzierung wird dagegen oftmals nicht oder nur eingeschränkt berücksichtigt. Dadurch entstehen nach der Umsetzung der Hardware-Planung nicht selten hohe ungeplante und nicht budgetierte Folgekosten für Software-Lizenzen, die zu diesem Zeitpunkt nicht mehr vermeidbar sind (außer durch einen erneuten Hardware-Change). Konsequentes SAM vermeidet diese unangenehmen Überraschungen.

Ständige Kontrolle und Anpassung der Lizenzanforderungen

Klar muss aber auch sein, dass SAM eine angemessene Pflege und ausreichend Ressourcen erfordert. So ist eine ständige Kontrolle und Anpassung zur Abbildung der Lizenzanforderungen notwendig. Eine permanente und automatisierte Lizenzdatenverarbeitung entspricht quasi einer laufenden Inventur. Genauso wichtig ist die Rückführung der gewonnen Informationen aus dem SAM-Werkzeug in eine zentrale Datenbank zur Weiterverwendung und allgemeinen Bereitstellung. Das eröffnet auch die Möglichkeit zum Aufbau eines detaillierten Reportings.

Je mehr Information ins SAM integriert wird, desto präzisere Planungen und Auswertungen sind möglich. Ist die Mitarbeiterzahl präzise erfasst? Wie viele sind im Vorruhestand, wie viele in Mutterschutz/Elternzeit? Wie viele technische User gibt es? Wie viele User haben zwei oder mehr Benutzerkonten? Jede Antwort birgt finanzielles Potenzial beziehungsweise Risiken.

Software Asset Management – Das Stiefkind wird ein Mustersohn

Lizenzmanagement oder – neu: Software Asset Management – ist also keineswegs nur ein Klotz am Bein der Mitarbeiter und des Controllings. Richtig eingesetzt und intern richtig gefördert bietet es zahlreiche Möglichkeiten, Kosten ohne Einschränkungen für den Anwender zu reduzieren und Risiken zu vermeiden. Und das bei voller Wahrung der Flexibilität. Wenn die Mitarbeiter sich dieser Rolle bewusst sind, kann aus dem Stiefkind ein Mustersohn werden. Dieses Styling ist also nicht nur für die Optik da, sondern schafft Werte.