Großes Potenzial

Lizenzmanagement - unbeliebt, aber lohnenswert

14.03.2016
Von    und Sascha Wolff
Branimir Brodnik schreibt als Experte zu Sourcing-Themen in der IT in Zeiten von Cloud und Digitalisierung. Er ist Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der microfin Unternehmensberatung GmbH und weist eine über 20-jährige Berufserfahrung in den Bereichen Financial Services und Consulting auf.
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Wer aber von den Mitarbeitern nicht nur Akzeptanz, sondern aktive Unterstützung will, muss mehr tun: Ohne "Styling" bleibt die nötige Attraktivität aus, internes Marketing ist also gefordert. Dabei ist die Aufnahmebereitschaft der Mitarbeiter durchaus nicht zu unterschätzen – ein Grundverständnis für Compliance und Kostenreduktion ist oftmals vorhanden. Entscheidend dafür ist aber der Wille zur Transparenz. Die herstellerbedingten technischen und prozessualen Vorgaben müssen offengelegt werden – genau wie die Kosten, die bei Nichteinhaltung entstehen können.

Software Asset Management zieht sich durch die komplette Infrastruktur

Dass sich Software Asset Management durch die komplette Infrastruktur des Unternehmens zieht, ist vielen Kollegen gar nicht bewusst: Netzwerke mit Firewalls, Scanner für Server- und Client-Umgebungen, aber auch zentrale Services zur User-Verwaltung – und vieles mehr. Wurden alternative Software-Produkte oder Lizenzformen geprüft und verworfen? Dann sollte der Mitarbeiter das auch wissen (können). Eine Option ist auch die Auslagerung des Software Asset Management im Sinne von Reporting, Verwaltung und Prüfung der Einhaltung von Lizenznutzungsrechten.

Zeigt die Akzeptanz erst einmal eine aufsteigende Tendenz, treten die Chancen eines aktiven Software Asset Management erst richtig zu Tage:

  • die Möglichkeit der internen Leistungsverrechnung (ILV): Ist der Verrechnungspreis für die Software den aktuellen Lizenzgebühren angemessen?

  • die Eliminierung von Audit-Risiken: Regelmäßige Abfrage des Inventars und Auskunftsfähigkeit zu Verträgen gegenüber Software-Herstellern

  • eine optimale Basis für Vertragsverhandlungen durch Kenntnis des effektiven Bedarfs

  • transparente Prozesse und Entscheidungen; klare Rollen und Verantwortlichkeiten

  • Planungssicherheit durch effektive und effiziente Bedarfsermittlung: Berücksichtigung von Veränderungen an der aktuellen IT-Infrastruktur (Change Management) oder Erweiterung der IT-Infrastruktur (Demand Management)

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