Managed Workplace-Modelle machen eine einfache Auslagerung nach den individuellen Anforderungen des Kunden an externe Spezialisten möglich. Das Outsourcing kann helfen, Zeit und Geld zu sparen. Außerdem schafft es mehr Effizienz, Transparenz und senkt das Risiko von teuren IT-Ausfällen.

Digitaler Wandel stellt Mittelstand vor Herausforderungen

Für viele Mittelständler ist es eine Herausforderung ihre IT-Infrastruktur auf dem neuesten Stand der Technik zu halten. Die Komplexität der IT-Systeme steigt enorm an und die Innovationszyklen der Produkte werden immer kürzer. Das alles treibt den IT-Betriebsaufwand und die Kosten immer mehr in die Höhe.

Wie hoch der Verwaltungsaufwand für die IT-Infrastruktur inzwischen ist, zeigt eine Befragung von Capgemini. Demnach gaben Unternehmen 2016 rund 70 % ihres IT-Budgets für den IT-Betrieb, Wartung und Updates aus. Dagegen flossen nur rund 25 % des IT-Budgets in wichtige Neugestaltungen und Innovationen. Das zeigt: Wer seine IT-Strategie so weiterfährt wie bisher, der wird langfristig zwangsläufig bei der Digitalisierung der Wirtschaft auf der Strecke bleiben.

Managed Workplace als maßgeschneidertes Service-Konzept

Abhilfe schaffen kann das Managed Workplace-Modell. Dabei wird das IT-Betriebsmanagement für jeden Arbeitsplatz an einen IT-Dienstleister ausgelagert. Dieser stellt sicher, dass jeder Arbeitsplatz genau mit der dort benötigten Soft- und Hardware ausgestattet ist, die er braucht. Insbesondere der Arbeitsplatz der Zukunft hat neue Anforderungen, etwa im Bereich Communication und Collaboration (z.B. Video- und Web-Conferencing).

Ein Beispiel für konkrete Services ist Microsoft 365 Enterprise, eine umfassende intelligente Lösung, die Office 365, Windows 10 Enterprise sowie Enterprise Mobility und Security vereint. Sie macht möglich, dass die Mitarbeiter kreativ, sicher und im Team arbeiten können.Das IT-Systemhaus kümmert sich um alle Endgeräte, die für den einzelnen Arbeitsplatz nötig sind, wie etwa PCs, Tablets, Smartphones oder Drucker: Von der Beschaffung, Konfiguration, Netzwerkanbindung, Installation am Arbeitsplatz und Einarbeitung der Mitarbeiter, über schnelle Hilfestellung bei Problemen im Betrieb, automatische Updates und Reparaturen bis hin zum Austausch der Geräte nach einer festgelegten Laufzeit. Und das alles automatisch, nach einem vorher genau festgelegten Rahmen.

Bei einem Managed Workplace muss der Service jedoch nicht auf das Front-end, also die IT rund um den Arbeitsplatz, beschränkt sein, sondern kann auch Back-end-Systeme umfassen: Dann stellt der IT-Dienstleister auch die Datensicherung, -archivierung, IT-Security und vieles mehr zur Verfügung. Bei der Nutzung von Cloud-Services kann auch die eigene betreuungsintensive und kostspielige Server-Infrastruktur wegfallen.

Statt Hard- und Software selbst zu kaufen und für das Management des IT-Betriebes teures neues Personal einzustellen, kann das Unternehmen die benötige IT-Infrastruktur und alle damit verbundenen Dienste mit dem Mietpreismodell "IT as a Service" abdecken - mit einem festen monatlichen Mietpreis pro Arbeitsplatz.

So sorgt das Modell auch für mehr Transparenz. So lassen sich die IT-Kosten jedes einzelnen Arbeitsplatzes - über die monatliche Fee - nun ganz klar den jeweiligen Abteilungen und Bereichen zuordnen.

Wird die Hardware gemietet statt gekauft, greifen auch hier die klassischen Vorteile eines Leasing-Modells wie Planungssicherheit und höhere Liquidität. Die Fixkosten werden in variable Kosten umgewandelt, was zu einer Bilanzverkürzung führt. Statt über mehrere Jahre verteilte Abschreibungen beim Kauf kann die monatliche Mietgebühr vollständig und zeitnah als Betriebsausgabe steuerlich abgesetzt werden.

Dabei haben die Firmen natürlich immer die Wahl, wie weit sie die IT-Betriebsverantwortung an einen Spezialisten outsourcen möchten und welche Dienste sie genau in Anspruch nehmen. Welche Bereiche werden ausgelagert, welche werden weiterhin von der eigenen IT-Abteilung betreut? Welche Geräte werden gemietet, welche gekauft? Je nach den individuellen Bedürfnissen und Präferenzen können maßgeschneiderte Service-Konzepte nach dem Baukasten-Prinzip zusammengestellt werden. Basis der Zusammenarbeit sind zwischen Unternehmen und Dienstleister klar vereinbarte Service Level Agreements.

Mehr Freiraum der IT-Mitarbeiter für wertschöpfende Zukunftsaufgaben

Das bedeutet, die IT-Mitarbeiter eines Unternehmens müssen sich nicht mehr selbst für jeden einzelnen Arbeitsplatz um den Kauf, die Installation und den Betrieb von Hardware und Software und Problem-Lösungen kümmern. Sie werden von klassischen Aufgaben entlastet und können etwas mehr Zeit in die wirklich innovativen und wertschöpfenden IT-Aufgaben des Unternehmens stecken, die für die Zukunftsfähigkeit unerlässlich sind.

Das Managed Workplace Modell spart auch Personalkosten, da auf die Einstellung neuer IT-Fachkräfte für die immer komplexer werdenden Aufgaben verzichtet werden kann. Durch standardisierte Abläufe steigt auch insgesamt die Effizienz im Unternehmen, was den Verwaltungs- und Betreuungsaufwand auch in anderen Bereichen erheblich reduziert, von den Mitarbeitern über die Einkaufsabteilung bis hin zur Buchhaltung.

Mehr Sicherheit und höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter

Außerdem verringert die Verbesserung der Service-Qualität durch einen IT-Spezialisten die Risiken und die Kosten durch IT-Ausfälle, die je nach Arbeitsplatz und Dauer für das Unternehmen sehr teuer werden können. So ist das IT-Systemhaus erster Ansprechpartner für Mitarbeiter bei IT-Problemen und über einen Service Help-Desk rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche erreichbar. Die IT-Dienstleister kennen die Systeme, die Umgebung im Unternehmen sowie die Arbeitsplätze genau und können Aufgrund ihrer Spezialisierung und Erfahrung typische Probleme meist sehr schnell beheben.

Last but not least steigert das Managed Workplace-Konzept die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Gerade junge Arbeitnehmer der Generation Y und Z legen großen Wert auf modernste Endgeräte und Software sowie auf agile und mobile Arbeitsplatzkonzepte. All das kann das IT-Systemhaus sicherstellen und dafür sorgen, dass die IT stets auf dem neuesten Stand ist und reibungslos funktioniert.

Fazit

Um jeden einzelnen Arbeitsplatz mit einer IT-Infrastruktur auszustatten und zu betreuen, haben Unternehmen einen relativ hohen Aufwand an Personal und Betriebsmitteln. Außerdem steigt die Komplexität des IT-Betriebes aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung der Wirtschaft, den stets kürzer werdenden Innovationszyklen von Hard- und Software und den Trend zu agilem Arbeiten immer mehr an.

Durch das Auslagern Outsourcing an einen spezialisierten Dienstleister können die Effizienz erhöht, die Verfügbarkeit erhöht sowie der Aufwand und die Risiken enorm gesenkt werden. Durch das Managed Workplace Modell können die Unternehmen auf die Einstellung weiteren IT-Personals verzichten und die Zahl der Fortbildungen reduzieren. Das spart Zeit und Geld. Und die IT-Abteilung des Unternehmens kann sich wieder den wertschöpfenden und zukunftsweisenden Aufgaben widmen.