Mit Bedarfsanalyse zum digitalen Arbeitsplatz

Viele Unternehmen konfigurieren heute ihre Arbeitsplätze über eine zentrale Verwaltung und liefern standardisierte Lösungen aus - nach dem Motto One size fits all. Doch haben die Mitarbeiter spezielle Aufgaben oder werden moderne Arbeitsmodelle wie Home Office gelebt, gehen solche Einheitslösungen oft am Bedarf vorbei. Dann müssen umständliche und kostspielig Workarounds her.

Während stark vernetzte Mitarbeiter beispielsweise von Kommunikationstools wie einem Team-Chat profitieren, ist dieser für andere ein potenzieller Störfaktor in ihrer täglichen Arbeit. Flexible und individuell angepasste Arbeitsplatzmodelle sind also sinnvoll. Ziel muss es sein, jedem Mitarbeiter die Systeme und Tools zur Verfügung zu stellen, die er für ein effizientes Arbeiten benötigt - ohne dass aufwendige Speziallösungen konfiguriert werden müssen. Am besten gelingt das durch die Analyse und Definition der verschiedenen Typen von Wissensarbeitern im Unternehmen. Für sie gilt es Strukturen zu schaffen und die notwendigen Programme bereitzustellen.

Strukturierte Bedarfsanalyse anhand von Wissensarbeitertypen

Gemeinsam mit einer deutschen Hochschule haben wir folgende drei Wissensarbeiter-Typen identifiziert:

• Typ I - Koordinatoren: In diese Kategorie fallen Manager und Stabstellen. Sie sind intern und extern stark vernetzt, arbeiten ohne Prozesse und meist projektbasiert. Ein großer Teil ihrer Arbeit besteht aus frei zu gestaltenden Weiterbildungen.

• Typ II - Kundenbetreuer: Consultants und Vertriebsmitarbeiter gehören in diese Kategorie. Ihre Arbeit findet häufig außer Haus und in Zusammenarbeit mit dem Kunden statt. Sie gestaltet sich intern wie extern kommunikationsintensiv.

• Typ III - Prozessarbeiter: Prozessgebundene Mitarbeiter, beispielsweise Helpdesk-Kräfte, sind meist als Gruppe organisiert und greifen auf einen gemeinsamen Wissensschatz zurück.

Personal- und IT-Verantwortliche können die Bedürfnisse dieser Wissensarbeiter-Typen mit den Anforderungen des Unternehmens und den vorhandenen Strukturen abstimmen. Arbeitet ein Unternehmen beispielsweise mit Virtual Desktops, dann ist das in der Konzeption neuer Arbeitsplatzmodelle zu berücksichtigen. So entstehen speziell angepasste, konsolidierte Anforderungs-Pakete:

• Typ I: Manager benötigen einen freien Internetzugang, so dass sie sich mit ihrem Netzwerk austauschen können. Da sie projektbezogen arbeiten, ist zudem ein flexibler Arbeitsplatz notwendig, der zu jeder Zeit alle Compliance- und Security-Anforderungen erfüllt.

• Typ II: Kundenberater brauchen leistungsstarke Lösungen für die Kommunikation. Unterstützung kann hier beispielsweise Microsoft SharePoint als zentraler Speicherort und gemeinsame Arbeitsplattform sein. Hier können Teammitglieder Dateien hochladen, durchsuchen, freigeben und nachvollziehbar bearbeiten. Kommunikationslösungen wie Skype for Business bieten die Möglichkeit, Online-Besprechungen oder Videokonferenzen auch mit Screensharing-Funktion anzusetzen. Für diese Gruppe, die häufig beim Kunden vor Ort arbeitet, ist zudem der mobile Zugriff auf Datenbestände wichtig - idealerweise auch im Offline-Modus mit anschließender Datensynchronisation.

• Typ III: Prozessarbeiter müssen nachvollziehbar auf das gesammelte Gruppenwissen zugreifen können. Dafür bieten sich Wikis oder andere Wissensdatenbanken an. Diskussionsgruppen ermöglichen einen schnellen und direkten Austausch. Gleichzeitig haben diese Mitarbeiter keinen Bedarf an persönlichen Verzeichnissen, da andere Gruppenmitglieder jederzeit auf ihre Arbeit zugreifen können müssen.

Mobilität unabhängig von den Endgeräten

Durch die wachsende Beliebtheit von Home Office, Gleitzeit und Freelancer-Tätigkeiten wird Mobilität für alle Wissensarbeiter-Typen wichtiger. Um sie zu gewährleisten, bedarf es Anwendungen, die auf allen Endgeräten laufen - PCs, Laptops, Smartphones und Tablets. In dem Maße, wie sich webbasierte Lösungen, Apps und flexible Betriebssysteme wie Windows 10 durchsetzen, nimmt die Relevanz des jeweiligen Endgeräts ab. Sicherheitsfeatures, wie Windows 10 sie mitbringt, geben Mitarbeitern gestalterischen Raum - ohne Einbußen in punkto Kommunikationssicherheit, Systemperformance oder Informationsqualität. Zudem setzen IT-Entscheider heute ohnehin auf den Einsatz flexibler und kostengünstiger Leistungen, etwa durch sinnvolle Hybrid Cloud-Betriebsszenarien, die dem Unternehmen als Basis für den digitalen Arbeitsplatzdigitalen Arbeitsplatz dienen. Alles zu Personalführung auf CIO.de