Sharepoint als kollaboratives Projektmanagementwerkzeug

Als Plattform für Kollaboration, Web Content Management und Dokumentenmanagement unterstützt Sharepoint im Unternehmen die Zusammenarbeit auf Unternehmens-, Abteilungs-, Team- und Projektebene. Dafür werden eine Vielzahl von Standardkomponenten und -vorlagen mitgeliefert, mit denen sich verschiedene Szenarien abbilden lassen. Bei der Weiterentwicklung von Sharepoint hat Microsoft immer wieder allgemeine Trends einfließen lassen, wie etwa soziales Netzwerken, benutzerabhängige Suche oder responsives Webdesign. Zudem wurde mit der Einführung von Sharepoint im Jahr 2003 die Integration der klassischen Microsoft Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel oder Project stetig ausgebaut.

Darüber hinaus besteht mit Sharepoint Workspace die Möglichkeit, bestimmte Inhalte offline zu bearbeiten und später wieder mit den Inhalten auf dem ServerServer zu synchronisieren. Für den Fall, dass sich bestimmte Anforderungen nicht mit den Standard-Features beziehungsweise mit den von Dritten angebotenen Erweiterungen abbilden lassen, gestattet die offene Architektur von Sharepoint eine fast nach Belieben individuell maßgeschneiderte Lösung. Alles zu Server auf CIO.de

Nutzung von Sharepoint für das kollaborative Projektmanagement

Mit Sharepoint 2013 wird inzwischen. auch eine Vorlage für Projekt-Websites bereitgestellt. Eine solche Website enthält die typischerweise im Rahmen von Projekten benötigten Features wie zzum Beispiel eine Dokumentenbibliothek, eine Aufgaben- und Notizenliste sowie einen Projektkalender.

Eine solche Standardvorlage stellt jedoch im Allgemeinen lediglich eine Ausgangsbasis dar, die entsprechender Anpassungen bedarf. Ziel sollte es dabei immer sein, eine unternehmensweit möglichst einheitliche Umgebung zu schaffen.

Gemeinsames Arbeiten an Projektdokumenten

Um typische Projektdokumente wie beispielsweise Anforderungen, Richtlinien oder Protokolle zu verwalten, stellt Sharepoint Dokumentenbibliotheken zur Verfügung. Einer Bibliothek können unterschiedliche Dokumentenvorlagen zugeordnet werden, zum Beispiel Vorlagen für eine Projektvision, für Anforderungen oder Meeting-Protokolle, sodass beim Anlegen eines neuen Dokuments aus der Webanwendung heraus gleich die richtige Vorlage verwendet wird.

Die gesamte Änderungshistorie an einem Dokument wird optional gespeichert. Zudem ist es möglich, bestimmte Dokumentenversionen zu kennzeichnen. Seit Office 2010 ist es sogar möglich, gleichzeitig an verschiedenen Stellen eines Dokuments zu arbeiten, wodurch man sich nachfolgend aufwendiges Wiederzusammenführen spart. Um unternehmens- beziehungsweise projektspezifische Prozesse zur Freigabe eines Dokuments umzusetzen, können Workflows genutzt werden. Die Zugriffsberechtigungen lassen sich, wie auch bei anderen Inhalten, individuell vorgeben, um etwa bestimmte Inhalte zu schützen.