Mit den Funktionen von Office 365 rückt die Zusammenarbeit von Mitarbeitern weiter in den Fokus. Die Lösung macht es einfach, virtuelle Teams aus internen Mitarbeiten und externen Partnern anzulegen. Richtig interessant wird es, wenn Unternehmen mehr als nur E-Mails für die Koordination der Team-Mitglieder nutzen - die Lösung "Planner" ist ein gutes Beispiel.

Das Tool eignet sich ideal, um die Arbeitsaufgaben aller Team-Mitglieder über eine zentrale Plattform zu koordinieren. Mitarbeiter lassen sich einer oder mehreren Gruppen zuordnen und erhalten dabei nur die für sie notwendigen Informationen. Seit dem letzten Upgrade ist es zudem möglich, mehrere Teammitglieder einer konkreten Aufgabe zuzuweisen. So lassen sich Aufgaben komplett zentral managen. Planner stellt dafür wichtige Funktionen wie die Projektbeschreibung, das Festlegen von Start- und Fälligkeitsdaten sowie grafische Indikatoren zur Verfügung. Zudem können um Anlagen ergänzt werden - perfekt um Präsentationen oder Grafiken zu teilen und gemeinsam zu besprechen. Zu jedem Eintrag lassen sich überdies Kommentare der einzelnen Teammitglieder einholen oder Checklisten erstellen.

Besonders praktisch ist die direkte Integration des Planner in andere Office 365-Produkte. Für den Zugriff benötigen Mitarbeiter keine neuen Anmeldeinformationen. Sie können sich mit ihren Office-365-Zugangsdaten (identisch mit den Anmeldedaten für ihre E-Mail) bei Planner anmelden. Wenn das Unternehmen AD-FS nutzt, greifen die Single-Sign-On-Funktionen, in Windows. Alternativ, können kleine Organisationen die Anmeldung erleichtern, indem Sie den Office 365 Account als Unternehmenskonto in Windows 10 hinterlegen.

Microsoft nutzt bei allen Office 365 Produkten eine ähnliche Designsprache. Dadurch findet man sich auch in neuen Anwendungen schnell zurecht - im Planner etwa werden die gleichen Icons und Grafiken genutzt wie im Web-Outlook. Das erleichtert den Einstieg deutlich und verringert den Schulungsaufwand. Für Firmen ist ein weiterer Vorteil, dass bestehende administrative Regelungen wie Zugriffsrechte und Gruppenrichtlinien direkt übernehmen lassen.

Planner oder Project Online - wo ist der Unterschied?

Neben dem Planner, der inzwischen in allen Office-365Paketen enthalten ist, bietet Microsoft auch Project Online. Beide Systeme unterscheiden sie sich aber in einigen wichtigen Punkten. Planner ist kein Tool für Projektmanagemer, sondern unterstützt beim Aufgabenmanagement in einem Team.

Project Online bietet hingegen folgende Vorteile gegenüber Planner

• Abbilden von Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen

• Rückmeldung von Leistungen nach dem Aufwandsprinzip

• Funktionen zum Portfoliomanagement

• Übergreifendes Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung

• Darstellung von Gantt-Diagrammen und Netzplantechnik

• Identifikation von Engpässen und einem kritischen Pfad

• Integriertes Berichtswesen.

Fazit: Gemeinsam besser arbeiten

Cloud-basierte Lösungen zur Verwaltung von Teams gibt es inzwischen viele. Der klare Vorteil von Planner ist, dass das Tool im Rahmen bereits bestehender Konten gratis verfügbar ist. Die Hürden für die Nutzung sind gering, jeder Anwender eines Office-365-Kontos ist automatisch hinterlegt, kann sofort loslegen und vor allem andere Nutzer aus der Organisation hinzufügen. Dazu kommt der Schutz von Informationen: Ja, auch Microsoft setzt auf die Cloud, die genutzten Sicherheitsfunktionen greifen aber. Zumindest sind in Office 365 noch keine großflächigen, erfolgreichen Attacken bekannt. Kombiniert mit der Möglichkeit, die Cloud-Dienste im Gültigkeitsbereich des deutschen Datenschutzrechts zu betreiben, macht den Dienst so interessant, selbst für Unternehmen mit strengen Vorgaben.

Ein weiterer Vorteil ist die einheitliche Abrechnung. Statt unterschiedlicher Rechnungen verschiedener Anbieter, ist am Monatsende lediglich ein Posten fällig - das ist deutlich einfacher und übersichtlicher für die Finanzabteilung. Sollten die Funktionen der Lösung nicht ausreichen - etwa, weil ein Projekt überproportional wächst - ist immer noch ein Umstieg auf eine andere Projektplanungslösung möglich. Idealerweise sollten Firmen den Einsatz der digitalen Werkzeuge direkt beim Kauf der Lösung oder in der Planungsphase mit ihrem IT-Dienstleister absprechen. Oft ist hier das notwendige Know-how bereits vorhanden, um die verschiedenen Werkzeuge vorzustellen und Anwender direkt vor Ort zu schulen.