Outsourcing ist kein Speed Dating

Beim Formulieren können werdende Partner auf vorhandene Standards zurückgreifen. Das spart Zeit und hilft zu vermeiden, dass wichtige Punkte nicht angesprochen werden. In der Regel lassen sich 90 Prozent der Vorgaben für das Vertragswerk wie Servicekatalog, Service Levels, ComplianceCompliance und Governance problemlos auf Basis von ITILITIL oder ISO 20000 festlegen. Alles zu Compliance auf CIO.de Alles zu ITIL auf CIO.de

Auch wenn in Outsourcing-Verträgen möglichst alle erwarteten Sondersituationen berücksichtigt werden, kann niemand vorhersehen, wie sich während einer Laufzeit von drei oder mehr Jahren die Verhältnisse beim Kunden, beim Provider oder in der IT-Welt insgesamt ändern werden. Dafür braucht es genügend Agilität, um aktuellen Entwicklungen gerecht zu werden, ohne den Vertrag in Frage zu stellen.

Es geht darum, sich in einem Vertrag auch auf ein Vorgehen zu verständigen, wie die Partner reagieren, wenn Prozesse nicht so laufen wie am Reißbrett erdacht. Diese eingebaute Flexibilität widerspricht nicht dem Bekenntnis zu klaren Absprachen und vielen Vertragsdetails. Denn die Chancen, die Kluft zu überwinden, steigen mit einer gründlichen Vorarbeit erheblich.

6 Tipps für den Sourcing-Erfolg

1. Die Due Diligence vor der Vertragsverhandlung erstellen. Frühzeitig prüfen, welche Systeme und Services in welchen Umfang ausgelagert werden sollen und wie sich ein Outsourcing auswirkt.

2. Eine gemeinsame objektive Basis für die Bewertung der auszulagernden Systeme schaffen, zum Beispiel durch Qualitäts-Benchmarks.

3. Ziele frühzeitig und einvernehmlich festlegen. Klären, welche Leistungen der Provider sicherer und günstiger abwickeln kann, ohne dass Serviceeinbußen entstehen.

4. Sich darüber bewusst sein und einkalkulieren, dass Kostenreduzierungen durch Outsourcing mit Standardisierungen verbunden sind. Es kann nicht alles wie bisher, nur billiger laufen.

5. Agilität bewahren. Niemand kann die Markt- und Unternehmensentwicklung der kommenden Jahre voraussehen. Den Vertrag flexibel genug gestalten, um auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu können.

6. Ein gemeinsames Verständnis entwickeln und ein fairer Umgang, damit es keinen Verlierer, sondern zwei Gewinner gibt.

Jens Borchers ist Senior Executive Manager für Application Management Services bei Steria Mummert Consulting.