Outsourcing ist kein Speed Dating

Darüber hinaus sollte vereinbart sein, dass der Auftraggeber die verabredeten Sicherheitsmaßnahmen beim Dienstleister regelmäßig überprüfen darf. Denn mangelnde Kontrolle durch den Servicenehmer birgt immer das Risiko, dass der Servicegeber festgelegte Abwehrmaßnahmen gegen Ausfälle und Datenabflüsse schleichend vernachlässigt.

Auch die an den Dienstleister ausgelagerten Softwaresysteme sollten regelmäßigen Sicherheitschecks unterworfen werden, beispielsweise durch eine automatisierte Prüfung gegen die gängigsten 25 Programmierfehler, die zu Sicherheitslücken führen.

Outsourcing spart kein Geld

Die Ziele sollten die Partner in spe frühzeitig und zur Zufriedenheit aller Beteiligten festlegen. In die gemeinsamen Zielvereinbarungen gehört auch die Überlegung, welche Leistungen der Provider durch Industrialisierung sicherer und günstiger abwickeln kann, ohne dass es zu Serviceeinbußen kommt. Dabei sollten sich die Auftraggeber von einem Trugschluss verabschieden: Man spart nicht mit Outsourcing, sondern schafft vor allem Freiräume für wertschöpfende Arbeit.

Dafür entledigt man sich der Aufgaben und Prozesse, die ohnehin standardisiert ablaufen. Die outsourcenden Unternehmen müssen sich bewusst sein, dass Kostenreduzierungen immer mit entsprechenden Standardisierungen verbunden sind. Es muss ebenso klar sein, dass nicht alles wie bisher abgewickelt wird, nur billiger. Die Devise "Run my mess for less" ist zum Scheitern verurteilt.

Je konkreter das Angebot formuliert ist, desto einfacher lässt sich später der Vertrag gestalten. Neben der Darstellung der Ist-Situation sollte auch die erwartete Entwicklung skizziert werden. Als Richtschnur für die künftige Entwicklung spielen diese Erwartungen eine ebenso wichtige Rolle wie vereinbarte Handlungsszenarien für den Fall, dass Prozesse nicht wie erwartet ablaufen.

Gemeinsame Sprache finden: Glossar vereinbaren

Ein Punkt, der gerne vernachlässigt wird, aber keineswegs trivial ist, ist gemeinsame Definitionen und Erläuterungen verwendeter Begrifflichkeiten an einer Stelle des Vertrags, etwa in Form eines vertraglich vereinbarten Glossars.