Außerdem gilt es in der Angebotsphase, die Projekt- und Betriebskosten konsequent getrennt zu betrachten. Die Finanzierung von Projektkosten kann zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit berücksichtigt werden. Bei den Betriebskosten sollte die Sicht stets auf die gesamte Vertragsdauer und nicht nur auf ein Jahr gerichtet werden. Dazu gehören auch Restwerte am Vertragsende, die unbedingt in einer wirtschaftlichen Gesamtbetrachtung enthalten sein müssen.

Keine übertriebenen Vorstellungen bei Preisverhandlungen

Im Nachgang eines Angebots sollte ausreichend Zeit dafür verwendet werden, technische Details und die gegenseitigen Erwartungen abzuklären, rät Regniet. Jeder Anbieter geht im Übrigen davon aus, dass noch preisliche Nachverhandlungen stattfinden werden. Aber Vorsicht vor übertriebenen Vorstellungen.

Auch wenn einzelne Outsourcer durch aus zu deutlichen Zugeständnissen in der Größenordnung von bis zu 30 Prozent bereit sind, muss die Erwartungshaltung der Anwender realistisch bleiben, wie Regniet warnt: "So hohe Nachlässe sind seltene Einzelfälle. Erwarten darf man jedoch zwischen zehn und 15 Prozent."

Preis ist nicht alles

Auch wenn es sich lohnt zu verhandeln, sollte das keineswegs übertrieben werden. Denn wie so oft im Leben, hat jede Medaille auch hier zwei Seiten. "Der Preis ist zwar wichtig, aber nicht alles", meint auch PAC-Berater Leclerque. Man sollte im Hinterkopf behalten, dass es sich um eine längerfristige Partnerschaft handelt, bei der sich beide Seiten am Leben lassen. Ziel sollte eine Win-Win-Situation sein.

Zwar lassen sich immer noch Anbieter darauf ein, Preise zu akzeptieren, die über mehr als die Hälfte der Laufzeit eines Outsourcing-Vertrages keinen Gewinn erzielen. Der damit verbundene stetig steigende Druck auf die Organisation kann sich für den Anwender aber negativ auswirken.