Insgesamt 72 Prozent der Befragten gaben an, immer noch hauptsächlich per Mail die Teilnehmer zu informieren. Nur leider gehen bei dieser Art der Mitteilung einige Informationen verloren. Ein Anruf wäre da besser. So ordnen die Manager der E-Mail als Kommunikationsform auch nur eine mittlere Relevanz zu. Umgekehrt sieht es aus bei persönlichen projektinternen Meetings und Projektdokumentationen: Das sei sehr relevant, gaben die Befragten an. Nur leider wird das wohl nicht so häufig umgesetzt. Da wundert es nicht mehr, dass viele Projektmanager den Austausch als mangelhaft erleben.

Die Fehler in der Kommunikation liegen auch in der Struktur: Die meisten ProjekteProjekte laufen in einer Top-Down-Kommunikation. Der Projektleiter ist auch verantwortlich dafür, dass die Teilnehmer miteinander kommunizieren. Aber ist er dafür auch geeignet? "Die kompetente Besetzung der Projektleiterrolle ist ausschlaggebend für den Erfolg eines Projekts", schreibt ein Teilnehmer. Nur bei Riesenprojekten nehmen Unternehmen die Hilfe eines Kommunikationsmanagers in Anspruch. Ein Fehler, wie die Studie ergeben hat. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de

Woran die Kommunikation scheitert

Die Projektmanager fühlen sich dieser Verantwortung nicht gewachsen. Ihnen fehlen für die Kommunikation Zeit, Personal und Budget: "Mehr als 80 Prozent der Teilnehmer halten die entsprechenden Ressourcen in ihren Projekten für nicht ausreichend", schreiben die Berater von Cetacea. Die Manager würden ja gern mehr und ausführlicher mit den Teilnehmern reden - sie sind schlicht überlastet. Es fehle zudem an regelmäßiger Kommunikation, an der Institutionalisierung der Kommunikation und an Disziplin, vereinbarte Standards einzuhalten.

So reden die Manager mit ihren Mitarbeitern hauptsächlich über Meilensteine. Die Kommunikation sei "sporadisch, fallweise und ohne Ansehens unterschiedlicher Zielgruppen", heißt es in der Studie. Bei Mitarbeitern müssen oft Ängste abgebaut werden, das gaben 17 Prozent der Befragten an und im Gegenzug eine Akzeptanz von Neuerungen aufgebaut werden (13 Prozent). Zwei Drittel der Befragten (67 Prozent) sagten, dass sie daher das Einbinden des "Human Factors" als große Herausforderung betrachten. Aber weil eben den Manager Zeit und Geld fehlen, fallen diese Faktoren allzu oft unter den Tisch. So scheitern Projekte.

Genügend Zeit nehmen

Angesichts der Tatsache, dass Projekte mit global verteilten Teams immer weiter zunehmen und überhaupt nur mit ausreichender Kommunikation funktionieren können, sieht es düster aus für die Zukunft des Projektmanagements. Entscheider sollten sich daher also genügend Zeit nehmen, mit ihren Mitarbeitern zu sprechen und idealerweise einen festen Slot einrichten, mit den Teilnehmern über kleinere und persönlichere Angelegenheiten zu sprechen und nicht nur über das große Ganze.