Ratgeber für digitale Events

Nach über einem Jahr digitaler Begegnung haben sich die Parameter für gelungene Kommunikation verschoben. Konnte man früher in einem persönlichen Vorstellungsgespräch mit Mimik und Gestik seine Aussagen verstärken, ist dies in Zeiten der Videokonferenzen und digitalen Collaborationsplattformen nur noch eingeschränkt möglich: Digitale Kommunikation ist mitunter asynchron, es irritiert das Gegenüber, wenn der Ton später ankommt als die Lippenbewegungen. Die Mimik kann aufgrund eines zu hellen Hintergrunds oder der Kameraqualität verschwommen oder kaum wahrnehmbar sein.

"Digitale Kommunikation ist aufgrund ihrer Asynchronität sehr anfällig für Missverständnisse", sagt Melanie Vogel, Coach und Expertin für Female Recruiting. Auf der von Vogel organisierten Karrieremesse "women&work" fanden in der ersten digitalen Ausgabe über 3200 Bewerberinnen und über 70 personalsuchende Unternehmen zusammen. Viele Personalverantwortlichen hatten sich vorher in einem Webinar informiert, was vor, auf und nach einer digitalen Messe zu tun ist, damit der Funke der Begeisterung auch digital überspringt. Hier die wichtigsten Ratschläge von Melanie Vogel für digitale Events:

1. Konzentrieren Sie sich auf die paraverbale Kommunikation

Um fehlende oder eingeschränkte Gestik und Mimik auszugleichen, sollte man auf Stimme, Intonation, Satzmelodie, Sprechtempo, Rhythmus und Pausen achten beziehungsweise bewusst mit diesen arbeiten. "Sprechen Sie mit einem Lächeln auf den Lippen, das signalisiert dem Gehirn eine ganz andere Stimmung", appelliert Vogel. "Dann laufen Sie nicht Gefahr, in eine monotone Sprechweise zu verfallen oder geben dem anderen das Gefühl, dass Sie eher zu sich selbst sprechen." Ein Singsang sei das Ziel, die Pausen sollten bewusst gesetzt sein.

2. Licht, Kamera und Kleidung: So kommen Sie am besten virtuell rüber

"Damit man Ihre Mimik gut sieht, sollte sich in Ihrem Rücken kein Fenster oder eine andere Lichtquelle befinden", empfiehlt Karriereexpertin Vogel. Lässt sich das nicht vermeiden, kann man mit einer Lampe vor dem Bildschirm die Lichtquelle beleuchten. Das Gesicht dürfe aber nicht im Schatten sein.

Die Kamera, ob im Laptop integriert oder auf dem Bildschirm aufgesteckt, sollte sich immer auf Augenhöhe befinden. Beim Sprechen gilt es, nicht auf den Bildschirm, sondern direkt in die Kamera zu schauen. "Klappt es nicht, muss man sagen, dass man das Videobild des Gegenübers anschaut, dann weiß die Person am anderen Ende, warum es keinen Blickkontakt gibt", so Vogel.

Was die Kleidung betrifft, rät Melanie Vogel von hellem Weiß, reinem Schwarz oder sehr grellen Tönen ab, da dadurch die Gesichtsfarbe unnatürlich verändert werde. Besser geeignet seien sanfte Farben, ein helles Blau, aber auch Dunkelblau. Auch starke gemusterte Oberteile oder Sakkos mit Nadelstreifen, Hahnentritt- oder Fischgrätenmuster sollten lieber im Schrank hängen bleiben, da sie vor der Kamera ein Flimmern erzeugen könnten.

3. Vor der digitalen Messe: Diese Fragen sollten Unternehmen beantworten

Eine digitale Messe erfordert mindestens so eine sorgfältige Vorbereitung wie eine Präsenzveranstaltung. Unter anderem sollte man in einer Generalprobe das Geplante üben. Unternehmen sollten sich über folgende Fragen Klarheit verschaffen:

• Was wollen wir für welche Zielgruppen anbieten?

• Haben wir unterschiedliche Ansprechpartner und - partnerinnen für die unterschiedlichen Themen?

• Was wollen wir mit dem Digital Event erreichen, wann war der Event für uns erfolgreich?

• Welche Messeangebote passen zu unserer Ausrichtung, Strategie und Botschaft?

• Womit wollen wir die Besucherinnen und Besucher zum Klicken animieren?

"Sie müssen bei einer digitalen Veranstaltung immer im Hinterkopf haben: Die Eintrittsschwelle ist niedrig, nur ein Klick, genauso schnell ist man aber auch wieder raus", warnt Vogel. Neugier lase sich durch digitale Appetizer wie eine Schnitzeljagd, Gewinnspiele oder Yoga-Sessions erzeugen.

Wichtig sei zudem, die Zielgruppe vorher schon digital auf Social Media, insbesondere Instagram, Linkedin, Twitter und Facebook, abzuholen.

4. Während der digitalen Messe: Das erfolgreiche Messegespräch

Ausstellenden Unternehmen empfiehlt Vogel, nach der Begrüßung mit einem Elevator Pitch in die Kommunikation zu starten. Also in maximal 30 Sekunden sagen zu können, was das Unternehmen macht. Nach dem digitalen Visitenkartenaustausch gilt es, konkrete Fragen zu stellen und Ziele des Messebesuchs abzuklopfen. "Schüchterne Besucherinnen können Sie mit einer Einstiegsfrage aktivieren", empfiehlt Vogel. "Etwa: Soll ich Ihnen erklären, was man bei uns alles machen kann?"

Auch am digitalen Messestand sei es ratsam, eine gewisse Verbindlichkeit an den Tag zu legen. Dafür müssten sich die Unternehmen überlegen, wie sie mit potenziellen Jobkandidatinnen umgehen: Überführen sie sie in ein Vier-Augen-Gespräch, was sind die nächsten konkreten Schritte im (Recruiting-) Prozess?

5. Resilienz für Standpersonal: So halten Sie digital durch

Sechs Stunden am Bildschirm sind mindestens genauso anstrengend wie sechs Stunden in überfüllten, lärmigen Messehallen. Darum sollten alle kurze Pausen zur Entspannung einplanen, auch im Home-Office immer wieder lüften, sich den Arbeitsplatz angenehm einrichten, genug zu trinken und Nervennahrung am Schreibtisch vorhalten.

"Und entscheidend dabei: Gehen Sie mit Humor und Spaß an die Sache ran. Zu Ihnen kommen Menschen mit Bedürfnissen, gehen Sie auf diese ein!", so Melanie Vogels Appell.

6. Nach der Messe ist vor der Messe

Dort gilt es, nicht nur alle Kontakte zu bearbeiten, sondern sich tiefer zu vernetzen. Sei es, dass man mit Kandidatinnen entsprechende Gruppen auf Linkedin einrichtet, Newsletter verschickt und natürlich Impressionen vom digitalen Messetag postet.