Rechtliche Grundlagen zum Home Office

Arbeitsrechtliche Vereinbarungen

Ist die Einrichtung eines Home Office geplant, sollten Unternehmen systematisch vorgehen und einige Grundregeln befolgen. So lassen sich alle steuerlichen Begünstigungen ausschöpfen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten in jedem Fall eine arbeitsrechtliche Vereinbarung zum Home Office treffen. Darin sollten sie die zeitliche Nutzung von betrieblichen Räumen und Home Office genau festhalten.

Besonders wichtig ist, dass aus der Regelung das Interesse des Arbeitgebers an der Heimarbeit des Mitarbeiters hervorgeht. Auch Kontrollrechte des Arbeitgebers und deren Umfang sind aufzunehmen. Unternehmen sollten nicht nur neue sondern auch bestehende Arbeitsverträge für Home Offices auf diese Punkte hin prüfen. Mit plausiblen arbeitsrechtlichen Vereinbarungen lassen sich kritische Nachfragen seitens der Finanzbehörden zumeist vermeiden. Die arbeitsrechtliche Vereinbarung sollte auch Fragen der IT-Sicherheit sowie den Gesundheits- und Versicherungsschutz umfassen. Andernfalls drohen Missverständnisse oder haftungsrechtliche Streitfälle. Vorausschauende Regelungen bewahren die Vertragspartner vor bösen Überraschungen.

Heimarbeiter sollten private und betriebliche Kosten möglichst trennen. Idealerweise richtet der Arbeitnehmer einen separaten Raum als Home Office ein. Alternativ kommen auch ein Arbeitsplatz oder eine Arbeitsecke in Betracht. Das Arbeiten per Notebook am privaten Esstisch oder auf der Couch hingegen, ist steuerrechtlich nicht erlaubt. Hier lassen sich Privatsphäre und Arbeitsbereich nicht mehr trennen, was einen steuerlichen Kostenabzug grundsätzlich verhindert.

Arbeitnehmer sollten zusätzlich folgende Vorkehrungen treffen: Sie sollten die Größe des Arbeitszimmers genau dokumentieren, um dem Finanzamt eine Kostenüberprüfung zu ermöglichen. Dazu sind ein bemaßter Grundriss und ein Lageplan sorgfältig aufzubewahren. Durchgänge in andere Räume, welche die Nutzung des Arbeitszimmers beeinträchtigen, sollten aus der Kostenaufstellung herausgerechnet werden. Andernfalls nimmt das Finanzamt seinerseits pauschale Kostenkürzungen vor.

Um auch die laufenden Kosten für ein Home Office geltend zu machen, sollten Heimarbeiter alle Belege für die Steuererklärung sammeln. Dazu zählen die anteilige Miete, Abschreibungen, Zinsaufwendungen, Wasser- und Energiekosten, Renovierungskosten und Grundsteuer aber auch Müllgebühren oder VersicherungenVersicherungen. Der organisatorische Aufwand lässt sich mit einer interessanten Option deutlich reduzieren. Der Arbeitnehmer kann das häusliche Arbeitszimmer auch an den Arbeitgeber vermieten. Top-Firmen der Branche Versicherungen