Mehrheitlich einseitig fällt das Urteil über die erzielten Verbesserungen aus. 62 Prozent der Befragten sparen nach eigenen Angaben Reisekosten ein, 58 Prozent freuen sich über eine allgemein verbesserte interne Kommunikation. Eine Vielzahl weiterer Effekte ist zwar zu beobachten, aber immer nur bei einer Minderheit der Firmen. Immerhin mehr als zwei Fünftel berichten von Erfolgen im ProjektmanagementProjektmanagement und von schnellerer Entscheidungsfindung. Auch eine größere Zufriedenheit der Mitarbeiter und eine Senkung der IT-Kosten werden häufiger beobachtet. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de

Mehr Collaboration Tools, weniger Reisekosten

Nach Einschätzung von Forrester-Analyst Keitt haben es die Anwender durchaus selbst in der Hand, mehr Nutzen aus ihren Collaboration-Aktivitäten herauszuholen. Ein Geheimnis: Ein zaghafter Einstieg empfiehlt sich in diesem Fall nicht wirklich. Zusätzliche Erfolge stellen sich ein, wenn die Mitarbeiter die in jeder Situation geeigneten Kommunikationsmittel zur Hand haben. Keitts Beispiel: Ein Projektteams benötigt für Ad-hoc-Kommunikation Instant Messaging, für den Zugriff auf gemeinsame Dokumente einen virtuellen Team-Arbeitsbereich und für Meeting Desktop-Videokonferenzen.

So betrachtet ist es keine optimale Strategie, mit nur einem Baustein anzufangen und sich etwa Hals über Kopf alleine ins Abenteuer Web 2.0 zu stürzen. Die Vielzahl der Kommunikationskanäle macht den Unterschied. Die Forrester-Studie macht das eindrucksvoll deutlich. Häufig ist beim Einsatz einer bestimmten Zahl von Collaborations-Tools ein regelrechter Effektivitätssprung zu verzeichnen. Einige Beispiele: Von den Firmen, die sechs Tools nutzen, konnten 60 Prozent ihre Reisekosten reduzieren; in der Gruppe der Anwender mit sieben Tools sind es plötzlich über 80 Prozent. Wer acht Tools einsetzt, hat eine sprunghaft höhere Erfolgswahrscheinlichkeit beim Projektmanagement und bei der Schnelligkeit der Produktentwicklung.

Forrester hat noch einige weitere Tipps parat, wie eine positive Wirkung auf Geschäftsprozesse zu erzielen ist: Unternehmen sollten vor der Produktauswahl genau nachvollziehen, wie ihre Mitarbeiter arbeiten und kommunizieren. Die durch CollaborationCollaboration Tools adressierbaren Workflow-Aspekte sollten genau herausgearbeitet werden – und an ihnen sollte sich die Produktauswahl orientieren. Außerdem sollten ein Regelwerk erarbeitet und Prozesse aufgesetzt werden, die die Nutzung der Tools durch die Mitarbeiter gewährleisten. Alles zu Collaboration auf CIO.de

Die Studie "The State of Collaboration Software Implementation: 2011" ist bei Forrester Research erhältlich.