Schärfere Kontrollen bei E-Mails

Nachrichten, die an unerwünschte Empfänger gesendet werden, sollten abgelehnt werden, bevor der Inhalt bezüglich Spam oder Viren gescannt und an einen internen Mailserver gesendet wird.

3. Change Management für ausgehende Nachrichten

Die Sicherheitsrichtlinien der meisten Firmen konzentrieren sich nur auf die eingehenden Bedrohungen wie Spam und Viren, während ausgehende Nachrichten größtenteils nicht überwacht werden. Dabei wird es immer wichtiger Geschäftsrisiken zu kontrollieren, die durch versendete E-Mails entstehen können.

Um zu verhindern, dass vertrauliche Informationen wie Kundendaten, Verkaufszahlen oder die Kommunikation bezüglich einer Fusion, extern verbreitet werden, sollten Unternehmen entsprechende Kontrollen durchführen. So ist es ratsam ausgehende und eingehende Nachrichten zu scannen.

Verschickte Inhalte müssen je nach der Position des Mitarbeiters untersucht werden. Beispielsweise sollte eine E-Mail, die von einem Kundenservice-Mitarbeiter versendet wird, anderen Richtlinien unterworfen sein, als Nachrichten, die von der Geschäftsführung abgeschickt werden. Dafür sind gemeinsame Regelungen und die Systeme verantwortlich. Gleichzeitig sollten sie auch Informationen des Adressbuchs berücksichtigen und immer auf den aktuellen Stand bezüglich der jeweiligen Positionen und Erlaubnissen der Mitarbeiter gebracht werden.

4. Einfacher verschlüsseln

E-Mails werden meistens versendet, um wichtige Informationen zwischen einer Firma und ihren Partnern auszutauschen Ein sicherer Versand bringt eine Reihe von Applikationen wie die Kommunikation mit Outsourcing-Partnern und Geschäftsführern mit sich.