Kolbenschmidt Pierburg eruierte noch vor Beginn des Projekts die gemeinsame Basis der sechs deutschen KSPG-Gesellschaften und zog anschließend einen externen Berater hinzu, um die technologischen und organisatorischen Koordinaten festzulegen. Erst dann folgte die Projektausschreibung.

Von Anfang an waren auch die CIOs der betroffenen Gesellschaften beteiligt, da ihr Votum mitentscheidend für die Auswahl des externen EDI-Dienstleisters sein sollte. Die Anforderungen: Der gesuchte Outsourcing-Partner musste mit Blick auf die weltweite Ausrichtung des Unternehmens ein internationales Servicekonzept aufweisen und in der Lage sein, das Unternehmen auch in zehn Jahren noch erfolgreich zu begleiten.

Das Ausland kommt später

Seit Mitte 2007 kooperiert Kolbenschmidt Pierburg mit Crossgate aus Starnberg bei München. Das Projekt befindet sich bereits in Umsetzung, als Pilotgesellschaft fungiert die KS Kolbenschmidt GmbH. Zum Einsatz kommen die Crossgate-Produkte "eInvoicing Inbound" und "Invoice Factory", Letzteres unter Verantwortung von Scanpoint, einem Dienstleister aus dem badischen Waldbronn für Dokumentenerfassung und Archivierungs-Management. Nach aktuellen Planungen sollen alle deutschen Gesellschaften des Automotive-Zulieferers bis Ende 2008 fertig angebunden sein. Danach prüft das Unternehmen die Umstellung der auslän-dischen Gesellschaften in Italien, Frankreich, Spanien und Tschechien und will dort ab 2009 durchstarten.

Sollte ein Lieferant nicht zur Umstellung auf EDI bewegt werden, nimmt Crossgate die Rechnung via "Invoice Factory" entgegen. In diesem Fall werden die Rechnungen gescannt und über die B.I.P. ("Business-Integration-Plattform") an KSPG als EDI-Datensatz gesendet. Aus Sicht der KSPG ist der Rechnungseingang damit zu 100 Prozent automatisiert.

Das Vorhaben wird durch die EU-Richtline 2001/115 vom 20. Dezember 2001 deutlich begünstigt. Die Vorschriften ermöglichen nicht nur eine vereinfachte, harmonisierte Rechnungserstellung, sondern verpflichten die Mitgliedstaaten sogar dazu, die Gültigkeit elektronischer Rechnungen anzuerkennen. Zudem wurden die grenzüberschreitende Ausstellung und Aufbewahrung digitaler Rechnungen vereinheitlicht, was die Verwaltungskosten des elektronischen Handels weiter senkt.

Davon profitiert wohl auch Roland Waldner: "Noch befinden wir uns in der Anfangsphase unseres Projekts. Doch eines lässt sich bereits jetzt feststellen: Wir sind im Rahmen der vereinbarten Zeiten und Kosten."