Change Management bei Aon
Sharepoint und Lync keine Selbstläufer
Ein weiterer organisatorischer Umbruch - auch für die Aon-Mitarbeiter außerhalb der IT - kam mit der Ausrichtung auf die Norm ISO 27001, den IT-Grundschutz. Sie berührte die Arbeit der Versicherungsmakler. Bei all ihren Arbeitsschritten müssen sie sich seither stärker als vorher an IT-gestützte Vorgehensweisen halten - vor allem sind sie gefordert, Daten transparent und nachvollziehbar zu verwalten. "Ziel ist ein sicherer Umgang mit Daten, aber dadurch wird auch der Freiheitsgrad des Einzelnen geringer", sagt Willebrand.
Ungelenke Nutzung von Collaboration Tools
Wie stark die Macht alter Gewohnheiten ist, zeigte sich auch bei CollaborationCollaboration Tools. Für gewöhnlich argumentieren Marktbeobachter, der Firmen-Chat über Plattformen wie Lync oder der Austausch von Dokumenten auf Sharepoint kämen der Arbeitsweise heutiger Angestellter ohnehin entgegen. Ihr Einsatz sollte daher nahezu ein Selbstläufer sein. Doch diese Annahme kann. Willebrand nicht bestätigen: "Einige junge Mitarbeiter kennen derartige Chat-Funktionen aus ihrem Privatleben. Doch den meisten Kollegen sind sie fremd. Denen muss man ausführlich den Sinn und Nutzen des Ganzen näherbringen." Alles zu Collaboration auf CIO.de
Dass der Großteil der Mitarbeiter sich in seinem Kommunikationsverhalten nicht einfach auf neue Werkzeuge dieser Art einstellt, offenbarte sich auch an ungelenker Nutzung. Ein typischer Fehler: Ein Nutzer schreibt einen anderen an, obwohl der seinen Status auf "Rot" gestellt hat - also nicht erreichbar ist. "Zu sehen, ob jemand anwesend und ansprechbar ist, ist eigentlich eine wertvolle Information, aber ich muss sie auch wahrnehmen und beachten", sagt der Aon-IT-Chef. Für die Nutzung von Lync stellte er einen Kommunikationsleitfaden zusammen.
Ein ähnliches Problem beobachtete Willebrand beim Einsatz von Sharepoint. Die Aon-Mitarbeiter in Deutschland, Österreich und der Schweiz können hierüber jetzt Dokumente austauschen. Die Vorteile liegen aus Sicht des IT-Chefs auf der Hand: Auf der Plattform liegt immer die aktuelle Version eines Dokuments, alle haben darauf Zugriff, bekommen sogar eine Mitteilung über neue, für sie wichtige Inhalte. "Doch auch hier war es viel Arbeit, ein Bewusstsein zu schaffen: Beachtet die Mitteilung über ein neues Dokument. Vielleicht steht darin etwas Wichtiges für Euer nächstes Kundengespräch", so Willebrand.
Um ein besseres Bewusstsein für die neuen IT-Werkzeuge zu schaffen, setzt Willebrand auf Bodenständiges: "Die IT-Kollegen müssen mehr mit den Leuten reden, sich um sie kümmern.
- Sechs Cloud-Collaborations-Dienste im Vergleich
Ziel der Analyse war es, Selbstständigen und Mittelständlern eine Entscheidungshilfe in der Auswahl der geeigneten Cloud-basierende Collaboration-Lösung an die Hand zu geben. Wesentlich sei eine möglichst integrierte Lösung mit Funktionen für Groupware, Collaboration und Unified Communication sowie mit Office-Anwendungen, betont Techconsult. Besonders gewichtet wurden Sicherheitsaspekte, Mitarbeiterakzeptanz, derzeitige Einsatzgrade bestehender (produktiver) Lösungen. - Was der Mittelstand will
Basis dieser Bewertungskriterien ist eine Studie vom Sommer 2011 unter 207 mittelständischen Firmen. Die Befragung zeigt, dass Anwender den Dokumenten- und Applikationsaustausch über Medien- und Plattformgrenzen hinweg als problematisch erachten. Fast ein Drittel der Befragten haben Schwierigkeiten, ihr Home Office in den Unternehmensalltag einzubinden. Hier könnten integrierte Cloud-Angebote helfen. - O2 ist nicht empfehlenswert
O2 ist Schlusslicht des Lösungsvergleichs, der Anbieter steigt laut Techconsult nach mehreren Versuchen im Bereich der Hosted-Groupware und Collaboration-Lösungen stillschweigend aus dem Markt aus. Empfehlenswert ist dieses Angebot aufgrund der Vertragsmodalitäten, Anwendungsfunktionalitäten und mangelnder Zukunftssicherheit daher nicht. Konkurrent Vodafone hat diesen Schritt bereits hinter sich gebracht und reicht inzwischen ausschließlich Google Apps und Microsoft Office 365 an Kunden durch. - Dem Telekom-Dienst fehlt Integration
Die Telekom vertraut im Mittelstands-Segment ausschließlich Hosting-Lösungen auf Microsoft-Basis. Sie sind zum einen finanziell unattraktiv und wirken zum anderen in sich zersplittert. Dem Angebot fehlt der integrative Ansatz. Zudem sind Support-Leistungen der Telekom erschreckend teuer und können zu einer Kostenexplosion führen. - 1&1 muss nachbessern
1&1 platziert sein zweigleisiges Angebot KMU-freundlich. Es scheint, als ob das Unternehmen künftig stärker auf Angebote auf Basis der Open-Xchange-Lösung setzen wird. Hier stellt Zoho im Rahmen einer Kooperation die Productivity-Anwendungen bereit. Aktuell ist dieser englischsprachige Dienst für KMUs wenig empfehlenswert. Ein Vorteil der 1&1-Lösung ist Kundennähe und ein deutsches Rechenzentrum. - IBM vertraut auf LotusLive
IBM entwickelt ihre Lösung weiter, scheint aber noch im Experimentierstadium zu stecken. Im Vergleich zu Microsoft Office 365 oder Google Apps for Business sind etwa Productivity-Funktionen nur als Beta-Ausführung vorhanden. Zudem hat IBM mit einem geringen Lotus-Notes-Kundenstamm im KMU-Bereich zu kämpfen. Für viele KMUs bedeutet eine Umstellung auf LotusLive mehr Schulungsaufwand. - Google Apps fehlt die Offline-Option
Google Apps for Business verfügen über ein breit gefächertes Portfolio. Das Angebot ist für den deutschen Mittelstand riskant, weil es keine On-Premise-Absicherung vorsieht. Problematisch ist auch die Informationspolitik des Anbieters zur Datenhaltung. Techconsult-Untersuchungen belegen, dass Anwender Google nicht als vertrauenswürdigen Provider für den Business-Einsatz erachten. - Techconsult empfiehlt Office 365
Microsoft punktet mit geringen Kosten und vielen Features, die andere Provider nur gegen Aufpreis bereit stellen. Das Unternehmen bietet Zukunftssicherheit und vielen KMUs Investitionsschutz, da sie vorhandene Systeme von Microsoft nicht unmittelbar ablösen müssen. Anwender sind mit den Tools vertraut, so dass kostspielige User-Testlaufreihen und Change-Management-Projekte entfallen. Microsoft Office 365 rechnet sich daher schneller. Hilfreich ist zudem, dass sich die Online-Suite um lokale Ressourcen ergänzen lässt und Clients mit dem vollwertigen Office Professional ausstatten lassen. - Die Einzelbewertungen im Überblick
Das hier dargestellte Bewertungsraster fast die Einzelbewertungen der Lösungsbestandteile zusammen. Dabei wurde jeder Anbieter in jedem Kriterium vor dem Hintergrund einer allumfassenden All-in-One-Lösung zur Zusammenarbeit aus der Cloud bewertet.