Für Gerhard Jahn, CIO von Sonax, war die Ausgangssituation unbefriedigend: Fach­abteilungen, die sich in der Cloud bedienten, eine zentrale IT mit einem allzu starken Fokus auf das SAP-System und Mitarbeiter, die am liebsten alle Anwendungen auf dem Smartphone hätten - und das alles in einem stark wachsenden Unternehmen.

Jahns Zielsetzung war klar: "Wir wollen in unserer IT-Landschaft wie ein umsichtiger Stadtplaner agieren. Er muss in jeder Domäne die Geschäftsfunktionen und die dafür nötigen Anwendungen im Blick haben. Außerdem muss er sich vorstellen können, wie die IT in fünf Jahren aussehen wird. Heute ist IT im Führungskreis angekommen und absolute Chefsache."

Poster zeigen Zustand der IT-Landschaft

Der Weg dorthin führte über ein Audit der IT-Landschaft, für das sich Jahn die Berater von MaibornWolff ins Haus holte. Acht Wochen untersuchte das Team um Principal IT Consultant Michael Beck die IT-Landschaft, die IT-Prozesse und die IT-Organisation des Mittelständlers. "Vor dem Projekt glaubten wir, unsere IT-Landschaft gleiche einem Zoo, der über die Jahre immer größer und unübersichtlicher geworden ist", beschreibt Jahn die Ausgangslage.

Um in kurzer Zeit den Durchblick zu bekommen, setzten die Berater auf die vertrauensvolle Mitarbeit der Beschäftigten: "Ein Schlüssel waren die vielen Gespräche, die wir mit den Mitarbeitern aus den verschiedensten Abteilungen führten", so Beck. Jeder neunte Mitarbeiter war demnach eingebunden.

Bereits nach einer Woche konnten Beck und sein Team die Unternehmensprozesse in einem Poster darstellen, das an einem Tag der offenen Tür im Projektraum präsentiert wurde. "Diese Übersicht hat uns geholfen, mit den Mitarbeitern entlang der Prozesse die eingesetzten Tools zu ermitteln", so Beck weiter. "Da zu Beginn vielen Projektbeteiligten nicht klar war, was wir hier wollen, war es wichtig, eine Kultur der Offenheit, eine Atmosphäre des Vertrauens sowie einen angstfreien Raum zu schaffen."

Jeden Montag lieferten die Berater ein Zwischen­ergebnis und zeigten es der Belegschaft im Pro­jektraum. Dabei war die visuelle Komponente wichtig, erklärt Michael Beck: "Wir haben viel mit grafischen Darstellungen gearbeitet, da sich Baustellen, Lücken oder Redundanzen in der IT-Landschaft gut darstellen lassen."

Schatten-IT schnell erkennen

Für Sonax-CIO Gerhard Jahn ergaben sich durch das Audit der IT überraschende Erkenntnisse - etwa dass die IT doch besser aufgeräumt ist als er dachte. Überdies können der IT-Chef und seine Mannschaft eine Schatten-IT heute schneller erkennen: "Wir arbeiten mit Anwendungsfreigaben, schließen Verträge mit den Partnern, sichern uns den Quellcode und schützen personenbezogene Daten."

Aus den vielen Interviews, die die Berater von MaibornWolff mit den Beschäftigten führten, ergaben sich etliche Handlungsempfehlungen, die CIO Jahn auch umsetzen möchte: "Eine Erkenntnis aus den Befragungen war etwa, dass wir bei der Einführung einer Software eine bes­sere Nachbetreuung einplanen müssen: Statt es dem Zufall zu überlassen, ob der Anwender alle Funktionen nutzt, ist es besser, ihm immer wieder zu demonstrieren, was die Anwendung alles kann. Wir müssen die Software besser verkaufen." Darüber hinaus will er in seiner Organisation die Rolle des IT-Architekten einrichten, der die IT-Landschaft künftig im Blick behält.