Um diese Probleme einzudämmen, versuchen die Firmen zunehmend, die Beschaffung und Steuerung externer IT-Dienstleistungen zu standardisieren. Die Vergabe von IT-Leistungen soll zunächst rationalisiert werden. Zu diesem Zweck arbeiten zwei von drei Verantwortlichen in deutschen Unternehmen mit einer Liste von bevorzugten Partnern, einer so genannten Preferred-Partner-Liste (PPL). Auf einer solchen Liste sind in einer Matrix die zu vergebenden IT-Aufgaben, mögliche Lieferanten dafür, deren Preise und Vergabe-Kriterien aufgeführt. Von den Befragten, die noch nicht mit einer PPL arbeiten, erwägt jeder Vierte, ein solches Verzeichnis zu erstellen.

PPL können finanziellen Mehraufwand senken

Von einer PPL versprechen sich die Firmen vor allem eine schnellere Vergabe von Aufträgen, bessere Konditionen bei den Dienstleistern, weniger finanziellen Mehraufwand und bessere Arbeitsergebnisse. Ein Problem stellt allerdings die Erarbeitung einer PPL dar. Den Aufwand hierfür beurteilen die meisten Befragten als hoch. Im Schnitt sind acht bis neun Mitarbeiter an der Entwicklung einer PPL beteiligt, in einem Fall waren es sogar mehr als 100. Bei drei von vier Firmen arbeitet die Einkaufsabteilung an der Erstellung derartiger Listen mit, das Abteilungs- und das Bereichs-Management IT sind ebenfalls wichtige Akteure in diesem Prozess (45 beziehungsweise 35 Prozent).

Doch auch eine standardisierte Auftragsvergabe mithilfe von Preferred-Partner-Listen reicht vielen Managern nicht aus, um die Auslagerung von IT-Leistungen transparenter und effizienter zu gestalten. Acht der 28 befragten Unternehmen setzen deshalb Third-Party-Management (TPM) ein. Dieser Einsatz von externen Einkaufsorganisationen bietet Lünendonk zufolge den größten Hebel, um die zusätzlich anfallenden Kosten einer Auslagerung zu senken und die Effizienz zu steigern.

Genaue Abstimmung wichtig

Neben den Firmen, die bereits mit TPM arbeiten, erwägen fünf weitere, dies künftig zu tun. Wichtig ist eine genaue Abstimmung zwischen dem Auftraggeber und einer Einkaufsorganisation. Es müssen detaillierte Service Level Agreements und Kommunikationswege vereinbart werden. Unter diesen Voraussetzungen kann die Zusammenarbeit mit einem TPM das auslagernde Unternehmen deutlich entlasten. Es muss nur noch mit einem Partner kommunizieren, der die Leistungen der einzelnen IT-Anbieter überprüft und die Zahlungen an diese abwickelt.

Derzeit kauft die Mehrzahl der großen Unternehmen ihre externen IT-Dienstleistungen allerdings noch selbst ein. Künftig wollen die Firmen der Studie zufolge eher noch mehr Aufgaben auslagern. Dies ist notwendig, weil die Unternehmen ihre Ressourcen verstärkt auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren müssen. Gleichzeitig wollen sie aber den finanziellen Mehraufwand für die Steuerung ausgelagerter ProjekteProjekte abbauen. Die Autoren der Untersuchung prognostizieren, dass der Trend zum Third-Party-Management deshalb zunehmen wird. Notwendig sei es hierfür allerdings, dass externe Einkaufsorganisationen ihre Leistungen auf durchgängig hohem Niveau international anbieten könnten. Alles zu Projekte auf CIO.de