Die medizinischen Fachabteilungen, die medizinisch-technischen Funktionsbereiche und die administrativen Bereiche des Krankenhauses sollten frühzeitig in die Konzeption eingebunden werden. Dazu können zum Beispiel im Vorfeld Interviews oder Workshops in den betreffenden Abteilungen durchgeführt werden.

Anforderungsanalyse und Systemauswahl

Der erste Schritt ist die Definition der spezifischen Anforderungen an das neue KIS gemeinsam mit der Geschäftsleitung und der Projektgruppe des Krankenhauses. Dabei ist es sinnvoll, vorhandene und bereits erprobte Anforderungskataloge oder Pflichtenhefte zu verwenden und diese nach Bedarf anzupassen. Es ist darauf zu achten, dass sich diese Dokumente zum strukturierten Vergleich der Anbieter im Sinne einer Nutzwertanalyse eignen.

Erfahrene Beratungsunternehmen verfügen über aktuelle und erprobte Anforderungskataloge zur bedarfsgerechten Unterstützung der Angebotseinholung und Auswertewerkzeuge zur professionellen Unterstützung des Auswahlverfahrens. Nach Fertigstellung der Spezifikation und der Pflichtenhefte/Anforderungskataloge wird entweder eine öffentliche Ausschreibung oder eine strukturierte Preisanfrage an in Frage kommende Anbieter durchgeführt. Für Krankenhäuser in privater oder frei-gemeinnütziger Trägerschaft empfiehlt sich dabei i.d.R. das freie Verhandlungsverfahren, während Häuser der öffentlichen Trägerschaft (Kommune, Kreis, Land, Bund u.a.) häufig formal stärker strukturierte Vergabeverfahren nach den öffentlichen Vergabeverordnungen (VOL, VGV) durchführen.

Damit können auf der Grundlage der definierten Mengengerüste, der Nutzeranforderungen und den projektbedingten Spezifikationen von den ausgewählten Anbietern Preisinformationen bzw. Angebote strukturiert angefordert werden. Die Antworten der Anbieter werden mit geeigneten Werkzeugen ausgewertet. Neben einem reinen Vergleich von Funktionalität und Kosten kann auch eine aufwändigere Nutzwertanalyse der Funktionen durchgeführt werden.

Die Struktur des zu bewertenden Kriterienkataloges wird eng an die Systematik einer funktionalen Leistungsbeschreibung (Pflichtenheft) angelehnt beziehungsweise kann durch diese bereits vorgegeben sein. Die Beurteilungskriterien für das KIS werden anhand dieser Systematik z.B. durch Zusammenfassen einzelner Kriterien zu Kriterien(haupt)gruppen, diese wiederum in Einzelkriterien unterteilt. Zur Ermittlung der Wirtschaftlichkeit der Angebote können zum Beispiel die aus den beantworteten Anforderungskatalogen ermittelten und gewichteten Kriterien/Leistungspunkte ins Verhältnis zum Angebotspreis gesetzt werden, um einen Nutzwert wie folgt zu ermitteln: