N (Nutzwert) =

Leistungspunkte (Summe der gewichteten Wertepunkte)
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Angebotspreis

Das Angebot mit dem höchsten Nutzwert wird in der Regel als das wirtschaftlichste betrachtet. Unter Einbeziehung der Betrachtung der Folgekosten und der Angaben des Bieters zu Vertragskonditionen erfolgt die Entscheidung, oder, je nach Ausschreibungsform, Gespräche/Verhandlungen mit einigen wenigen Anbietern.

Fachliche Vertragsgestaltung - Verhandlung

Mit mindestes zwei in Frage kommenden Anbietern werden Bietergespräche geführt. Dabei ist es empfehlenswert, spezielle, juristisch geprüfte KIS-Masterverträge als Grundlage der Verhandlung zu verwenden und diese im Sinne einer fachlichen Vertragsgestaltung an das Vorhaben anzupassen. Die alleinige Verwendung von Standard EVB-IT- oder BVB-Verträgen ist aus Gründen der Komplexität von KIS-Projekten nicht durchgängig zu empfehlen. Die vertrieblichen Zusagen sowie die Angebote, Spezifikationen (ggf. Produktinformationen) und Projektstrukturpläne sollten zum Bestandteil der Vertragswerke gemacht werden.

Eine optimale Verhandlungsposition wird erreicht, wenn zum Abschluss der Verhandlungsphase mindestens zwei Vertragswerke inklusive aller Anlagen zur Unterschrift bereit liegen und dann das Entscheidungsgremium des Krankenhauses eine endgültige Entscheidung trifft. Dieses Vorgehen ist auch sehr hilfreich, wenn innerhalb der Trägerschaft mit mehreren Einrichtungen verschiedene Systeme/Anbieter konkurrieren.

Im Falle des strukturierten Verfahrens nach VOL erfolgt in der Regel eine Vergabe an den Anbieter mit dem sog. "wirtschaftlichsten“ (bestes Kosten-Nutzen-Verhältnis gemäß den vorher veröffentlichten Ausschreibungs- / Vergabekriterien) Angebot. Für den Fall, dass dieser Anbieter die vertraglichen Bedingungen nicht akzeptiert, erfolgt die Vergabe an den zweitplazierten Anbieter, insofern sich dieser bereit erklärt, auf die vertraglichen Bedingungen einzugehen.

Der zweite Teil der KIS-Serie folgt am 23.August.