Tipps zu Outlook, Excel, Word und Co.
Tipps und Tricks für Microsoft Office 2013
Ob als klassisches Programmpaket oder als Office-365-Plan, in Büros ist MicrosoftMicrosoft Office nach wie vor das Standardwerkzeug. Mit der neuesten Version 2013 sind einige spannende Funktionen hinzugekommen, wie etwa Excels Schnellanalyse oder Blitzvorschau. Aber wie in der Vergangenheit auch, sind nicht alle Funktionen selbsterklärend und manchmal sind selbst banale Einstellungen recht gut versteckt. Die nachfolgenden Anleitungen sollen Sie bei der täglichen Arbeit mit dem Office-Paket unterstützen. Alles zu Microsoft auf CIO.de
Einige der Tipps funktionieren auch mit den Vorgängerversionen Microsoft Office 2010 oder Office 2007. Wenn dem so ist, haben wir dies an Ort und Stelle vermerkt.
Excel 2013 - Daten schnell und einfach auswerten
Mit den neuen Funktionen Schnellanalyse und Blitzvorschau (siehe auch Excel 2013 - Werte aus Zellen trennen oder kombinieren) adressiert Microsoft unter anderem Anwender in kleinen und mittleren Unternehmen. Mit der Kombination beider Funktionen lassen sich Daten schnell zerlegen und auswerten.
Wenn Sie einen Datenblock markieren, erscheint automatisch das Symbol für die Schnellanalyse, alternativ können Sie es mit STRG + Q aufrufen. Die Schnellanalyse bietet folgende Punkte: Formatierung, Diagramme, Ergebnisse, Tabellen und Sparklines. Jeder der Punkte hält zahlreiche Optionen bereit, mit denen Sie schnell zu Ergebnissen kommen. Wir haben exemplarisch einige herausgegriffen.
In unserem Beispiel verkaufen Filialen drei unterschiedliche Produkte, in der Tabelle ist die Anzahl der verkauften Stück pro Filiale hinterlegt. Wir wollen auf die Schnelle auffällig markieren, in welchen Filialen mehr als 300 Stück eines Produktes abgesetzt wurden. Dazu wechseln wir auf die Schnellanalyse und wählen dort unter Formatierung die Option Größer als. Dort kann man die Bedingung für die Formatierung eingeben. Die Schnellanalyse liefert immer eine Live-Vorschau, sodass Sie das Ergebnis sehen können, bevor Sie die Option bestätigen. Wollen Sie die oberen 10 Prozent der Werte farbig formatieren, können Sie das ebenfalls direkt über die Schnellanalyse erledigen.
Ähnlich schnell ist eine grafische Auswertung bewerkstelligt. In unserem Beispiel wollen wir in einem Balkendiagramm darstellen, welche Filiale wie viel von jedem Produkt verkauft hat. Hierfür wählen wir aus der Schnellanalyse Diagramme und Gruppierte Balken. Fehlt nur noch der Diagrammtitel, und fertig ist die Grafik.
- Schnellanalyse
Wenn Sie in Excel 2013 einen Datenbereich markieren, erscheint automatisch das Symbol für die Scnnellanalyse. - Schnellanalyse
In unserem Beispiel wollen wir Werte über einem bestimmten Grenzwert optisch vorheben. - Schnellanalyse
Die Scnnellanalyse liefert stets eine Live-Vorschau, in der man das Ergebnis sehen kann. - Schnellanalyse
Im nächsten Beispiel möchten wir die Verkaufsergebnisse grafisch aufbereitet darstellen. - Schnellanalyse
Mit wenigen Klicks bekommt man das Diagramm und muss nur noch den Titel einfügen. - Schnellanalyse
Ausgegeben werden soll die durchschnittliche Verkaufsmenge von Produkt A. - Schnellanalyse
Et voilá, in der freien Zelle unter der Spalte landet das Ergebnis. - Schnellanalyse
Wenn Sie auf diese Zellen wechseln, können Sie sich jetzt per Drop-Down-Menü für eine andere Funktion entscheiden. - Schnellanalyse
Wer einen Bericht mit einer Pivot-Tabelle erstellen will, kommt mit der Scnnellanalyse ebenfalls einfach zum Ziel. - Schnellanalyse
Sie können einfach die entsprechenden Felder auswählen. - Schnellanalyse
Und schon erscheint der entsprechende Bericht. - Schnellanalyse
Mit der Linienfunktion der Sparklines können Sie einfache Trendlinien anlegen... - Schnellanalyse
...die dann in der Zelle hinter den entsprechenden Werten angezeigt werden.
Unter Ergebnisse finden sich in der Schnellanalyse unter anderem einige Statistikfunktionen, beispielsweise zur Durchschnittsermittlung. In unserem Beispiel markieren wir die Spalte mit dem Produkt A und wählen über Ergebnisse Durchschnitt aus. Jetzt wird in der freien Zelle unterhalb der Spalte der Durchschnittswert ausgegeben. Wechselt man nun auf diese Zelle als aktive Zelle, kann man aus einem Dropdown-Menü andere Auswertungen statt des Durchschnitts auswählen. Zur Verfügung stehen beispielsweise Minimum, Maximum, Summe oder Anzahl der Zahlen.
Unter Tabellen können Sie in der Schnellanalyse Tabellen formatieren oder Pivot-Tabellen sehr einfach anlegen. So ist beispielsweise mit wenigen Klicks ein Bericht mit der Gesamtverkaufszahl von Produkt B erstellt.
Der letzte Oberpunkt in der Schnellanalyse sind die sogenannten Sparklines. Dabei handelt es sich um Mini-Diagramme, die in einer Zelle dargestellt werden. Das ist hilfreich, um etwa Trendlinien in einer Zeile aufzuzeigen. Hierfür wählen wir ein Beispiel mit Quartalszahlen und Produkten. Die Trendlinie zeigt, wie sich die Verkaufszahlen des Produktes über die Quartale verhalten.
Die Schnellanalyse bietet vielfältige Möglichkeiten für unterschiedlichste Auswertungen, die weder großartige Excel- noch Formel-Kenntnisse erfordern.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2013.