Videokonferenzen: Business Case ist nicht alles

Seit 2011 gibt es an fast allen Standorten Videokonferenz-Systeme mit 46 Zoll großen Bildschirmen auf einem Videowagen, der sich dorthin rollen lässt, von wo aus ein Anwalt eine Besprechung mit fernen Mandanten oder Kollegen starten möchte, sei es ein Konferenzraum oder sein Büro.

Offene Schnittstellen statt proprietärer Ansatz

Gäbisch entschied sich für Lösungen von Polycom - einer der wesentlichen Punkte für ihn war, dass sie sich aufgrund des nicht proprietären Ansatzes auch mit Konferenzsystemen anderer Hersteller verbinden lassen. Seine zweite Anforderung, sich in die bestehenden Lösungen am Arbeitsplatz zu integrieren, konnten die Systeme der anderen Hersteller nicht erfüllen, wie er sagt.

Während die mobilen Videosysteme weiterhin im Einsatz sind, stattet der CIO mit seinem elfköpfigen IT-Team jetzt die Notebooks aller Rechtsanwälte und Steuerberater nach und nach per automatischer Software-Verteilung mit einem neuen Kommunikations-Client aus. Die Polycom-Lösung für Videokonferenzen wird so in die den Mitarbeitern schon vertraute Kommunikations-Software Lotus Notes Sametime integriert und lässt sich künftig ähnlich simpel wie der Chat mit einem Kollegen oder Mandanten starten - Webcams gibt es in den Rechnern der Luther-Mitarbeiter ohnehin schon.

Rund 40 Mitarbeiter sind bisher mit der neuen Lösung ausgestattet. Promoten musste er die neuen Funktionen unter den Kollegen nicht, sagt Andreas Gäbisch: "Einige von ihnen haben ohnehin schon vorher gern mit Skype gearbeitet." Dass er die Lösung schrittweise einführt, begründet der CIO damit, dass seine Mannschaft parallel die virtuelle Rechenzentrumsumgebung auf eine neue Server-Farm hebt. Bis Februar 2013, verspricht er, sollen alle Luther-Anwälte und Steuerberater den neuen Client mit eingebautem Videokonferenz-System haben.

Notebook-Lösung eine brauchbare Option

Bevorzugt werden die Mitarbeiter zwar weiterhin Video in HD-Qualität in den Konferenzräumen über die Videowagen-Systeme mit großen Bildschirmen nutzen, auf denen sie alle Teilnehmer im Blick haben. Auf den Notebooks ist die Qualität auch manchmal noch beispielsweise aufgrund langsamer Internetverbindungen auf Reisen oder wegen der schlechteren Kamera etwas eingeschränkt, berichtet der CIO. Dennoch biete die Notebook-Lösung die Option, sich schnell und von überall her in die Videokonferenz einzuwählen. Gäbisch geht davon aus, dass die Arbeitsplatz-Systeme in Zukunft noch stärker nachgefragt werden.

Bild- und Ton-Gespräche mit Externen - wenn etwa wie schon geschehen ein Anwalt per Videokonferenz von einem Schweizer Gericht als Zeuge vernommen wird - werden zunächst weiterhin vorrangig über die Videowagen-Systeme laufen.