Als Pharmakonzern kämpft Boehringer mit Massen von Dokumenten. Zum einen solche, die an die Behörden gegeben werden müssen ebenso jene die intern verwendet werden. Hinzu kommt, dass das wesentliche Kapital des Unternehmens Wissen ist. Werner unterschied drei Arten von Wissen: Jenes in den Köpfen der Mitarbeiter, „Das ist wahrscheinlich der größte Anteil“, so Werner. Auch dieses letztlich in ein weltweites Systems einfließen zu lassen, war einer der Ansprüche an das unternehmensweite Dokumentenmanagement.

Des Weiteren liegt Wissen unstrukturiert an unterschiedlichen Orten beziehungsweise strukturiert in den Datenbanken. Nicht nur Kostendruck sondern vor allem der Anspruch diese „Güter“ kontrolliert verwalten zu können, bewegte das Unternehmen dazu, seit 2000 ein einheitliches System aufzubauen, das den Lebenszyklus der Dokumente beherrscht.

Dabei hilft das Ineinandergreifen fünf verschiedener Elemente: die Software, sprich das Enterprise Document Management als ein Werkzeug, weitere zugehörige Werkzeuge, Validierungsmethoden, Maintenance und Support sowie die Konfiguration.