Vorlagen für Excel-Tabellen

4. Was kann eine Vorlage alles speichern?

Eine Excel-Vorlage kann alles enthalten – von allgemeinen Programmoptionen (Symbolleisten, Gitternetzlinien, Spaltenüberschriften, Laufleisten, Zoomfaktor ...) über voreingestellten Text, Farben, Hintergrundbild und Formatierungen bis hin zu Formeln, Befehlsschaltflächen und Makros. Hier eine Reihe einfacher Beispiele:

Sicherungskopie und weitere Standardvorgaben: Standardmäßig legt Excel keine Sicherungskopie der Arbeitsmappen an. Bei Bedarf müssen Sie das für jede Datei einzeln einstellen: „Speichern unter, Extras, Allgemeine Optionen“. Speichern Sie hingegen eine „Mappe.xlt“ im XLStart-Ordner (siehe Tipp 1) mit der Option „Sicherungsdatei erstellen“, gilt dies fortan für alle neuen Standarddateien. Weitere Vorgaben, die Sie der „Mappe.xlt“ mitgeben können, sind Standardschrift, Zoomfaktor, ein farbiges Blattregister oder eine Standardfixierung der ersten Zeile und Spalte (dazu Zelle „B2“ markieren und in älterem Excel „Fenster, Fenster fixieren“ wählen, unter Excel 2007 „Ansicht, Fenster fixieren“).

Kennwortschutz: Unbekannt ist der Weg, Excel-Mappen schon in der Vorlage per Kennwort zu schützen. Er führt über "Speichern unter, Extras, Allgemeine Optionen, Lese-/Schreibkennwort“. Über die Schaltfläche "Weitere" definieren Sie einen Verschlüsselungstyp. Machen Sie das nur einmal, und vergeben Sie ein sicheres „Lese-/Schreibkennwort“. Danach speichern Sie die Datei als „Excel-Vorlage“ im Templates-Ordner. Vergeben Sie dabei einen Namen wie „Mit_Kennwort.xlt“. Zu schützende Dateien legen Sie mit „Datei, Neu“ und Auswahl dieser Vorlage an.

Formatvorgaben: In einer Excel-Vorlage können Sie etwa festlegen, dass alle Zahlen standardmäßig auf zwei Kommastellen gerundet werden sollen. Öffnen Sie eine neue Datei, und markieren Sie das gesamte leere Blatt. Danach verwenden Sie das Menü „Format, Zellen“ (Version 2007: „Start, Zahl“) und dort „Zahl“ sowie neben „Nachkommastellen“ die Vorgabe „2“. Danach speichern Sie die Datei als „Mustervorlage (*.xlt)“. Ein weiteres Formatbeispiel finden Sie als „Zebra AddIn“. Diese Vorlage nutzt eine bedingte Formatierung, um die Tabellen mit wechselnden Zellfarben übersichtlicher zu gestalten.

Funktionsgedächtnis: Excel-Formeln sind oft mühsam zu erarbeiten und trotzdem schnell wieder vergessen. Wenn Sie diese in einer Gebrauchstabelle vergraben, stehen die Chancen schlecht, sie später wiederzufinden. Auch das ist ein Fall für eine Vorlage, in die Sie alle komplizierteren Formeln, eventuell auch Makros kopieren und jederzeit an zentraler Stelle vorfinden.

Makros: Eine Vorlage übergibt auch enthaltene Makros an eine neue Datei, sofern unter „Extras, Makros, Sicherheit“ höchstens die Stufe „Mittel“ gewählt ist (Excel 2007: Office-Startknopf, „Excel-Optionen, Vertrauensstellungscenter“). Als Beispiel finden Sie die Vorlage "Index.xlt“, die Sie in den Vorlagenordner speichern können. Die Makros dieser Vorlage erledigen eine einfache Dateiverwaltung, die Sie über die Schaltfläche „Neu einlesen“ starten.

Quelle: PC-Welt