Außerdem kostet das Heraussuchen und Öffnen einzelner E-Mails zusätzlich Zeit. In Foren-Threads innerhalb des Social-Collaboration-Tools erhalten sämtliche Mitarbeiter die Möglichkeit, eigenes Know-how zu einem Thema einzubringen und durch andere Perspektiven neue Impulse zu geben. Mit einer zentralen Plattform für alle Mitarbeiter verschwinden regionale, zeitliche und hierarchische Grenzen, die einem übergreifenden Austausch bisher im Wege standen.

Vielseitiger Mittelpunkt der Zusammenarbeit

Social Collaboration vereinfacht das Suchen und Finden von Experten und ihre Vernetzung. Auf dieser Basis fußt der Aufbau agilerer Prozesse für Arbeitsweisen, wie sie unter anderem in der IT für agile Software-Entwicklung in Scrum-Teams Voraussetzung sind. Es ergeben sich neue Möglichkeiten, Wissen und Informationen bereitzustellen und andere daran teilhaben zu lassen. Damit der Stein ins Rollen kommt, braucht es für einen wirklichen Wandel zudem ein klares Bekenntnis des Managements und der Führungskräfte, die als Vorbild vorangehen. So bloggt in Group Connect unter anderem der Volkswagen Konzern-CIO zweisprachig über verschiedene Themen und steht mit der Community im Dialog.

In den Foren tauschen sich die Mitarbeiter in verschiedenen Threads aus. Gruppen ermöglichen es ihnen, Fragestellungen und Antworten zu einem Thema zu bündeln und bei Bedarf schnell abzurufen. So gibt es beispielsweise eine Gruppe für Java, in der Mitarbeiter Threads zu verschiedenen Aspekten rund um Java erstellt haben.

Die Einträge gehen über neueste Konferenzberichte, Fragen zu Plugins und Erfahrungswerten. Eine andere Gruppe wiederum bietet die Plattform für Fragen und Diskussionen zu Servern. Die Gruppe ist offen für alle zugänglich. Dadurch hat jeder die Möglichkeit themenbezogene Threads zu erstellen. Bei einer Frage zu Updates von Apache HTTPD auf Microsoft Windows gab es innerhalb kurzer Zeit schon die erste Antwort mit Links zu weiterführenden, hilfreichen Informationen.

Der Vorteil von Plattformen wie Group Connect sind die multimedialen Formate, mit denen Nutzer Inhalte teilen und daran partizipieren. Finden spezielle Veranstaltungen für Führungskräfte statt, stehen die dort gezeigten Vorträge und Präsentationen am nächsten Tag als Videomitschnitte allen Mitarbeitern zur Verfügung. Auf diese Weise erfolgt eine Transformation aus der Anwendung hinaus ins die reale Arbeitswelt.

Offene und transparente Kommunikation ist das große Ziel von Social Collaboration. Möchte dennoch eine Gruppe in einem geschlossenen Rahmen Themen diskutieren oder Dokumente bearbeiten, hat sie die Möglichkeit, den Zugang zur Gruppe auf eingeladene Mitglieder zu beschränken.

Evolution von Social Collaboration

Mit steigenden Nutzungszahlen und zunehmendem Reifegrad verändern sich zusätzlich die Bedürfnisse der User. Aus diesem Grund gehören bei Social Collaboration kontinuierliche Anpassungen auf die Agenda. Durch das schrittweise Ausweiten auf andere Fachbereiche haben bereits mehr als 220.000 Mitarbeiter Zugang zu Group Connect. Aktuell ist das Einbinden anderer Collaboration-Anwendungen wie Sharepoint, interner Wikis oder Conference-Tools ein wichtiges Thema.

An diesem Punkt erreicht Social Collabortation eine neue Evolutionsstufe: von der simplen Kommunikation und einfachen Anwendungen hin zu komplexeren Szenarien und dem Abbilden ganzer Fachprozesse. Group Connect entwickelt sich zum zentralen, virtuellen Arbeitsplatz, aus dem heraus Mitarbeiter Zugriff auf viele für sie relevanten Anwendungen und Datenbanken erhalten.

Hierarchien werden durchlässiger, Wissen verteilt sich

Die eigentliche Herausforderung bei Social Collaboration ist weniger der technische Aspekt als vielmehr der nachhaltige Einsatz und Erfolg. Gelungene Plattformen verbessern nicht nur die Art und Weise der Zusammenarbeit, sondern leiten einen kulturellen Veränderungsprozess ein. Hierarchien werden nicht zwangsläufig aufgehoben, aber durchlässiger. Die Transparenz ermöglicht Mitarbeitern, an vorhandenem Wissen teilzuhaben, es für eigene Projekte zu nutzen und sich selbst in Expertengruppen zu organisieren. Für Unternehmen bedeutet das letztlich einen höheren Grad an Effizienz, Agilität und Innovation.