Wie Firmen den Posteingang automatisieren

Automatische Posteingangsbearbeitungssysteme

Automatische Systeme zur Posteingangsbearbeitung helfen bei der Identifikation des Empfängers und der korrekten Zustellung der Korrespondenz. Zuerst wird die Post mit Hilfe von Scannern digitalisiert und in für EDV-Systeme verwertbare Informationen umgewandelt. Die Systeme lesen den entsprechenden Empfänger direkt aus oder analysieren die Informationen inhaltlich um den zuständigen Mitarbeiter zu ermitteln. Die Zustellung der Post erfolgt auf elektronischem Wege. Eskalationsmechanismen sichern die Auslieferung der Schriftstücke an den richtigen Empfänger. Das elektronische Abbild des Faksimiles wird meist in einem Archiv-System abgelegt.

Projekt-Guide

Die Einführung eines Posteingangsbearbeitungssystems bietet zwar viele Potenziale, jedoch sollten die Projektverantwortlichen auf einige Aspekte achten.

Organisationsstruktur und Geschäftsvorfälle

Zuerst müssen Sie sich über die bisherige Arbeitsweise und die dazugehörigen Prozesse klar werden. Deshalb sollten Sie herausfinden, welche standardisierten Geschäftsvorfälle im Unternehmen auftreten. Anhand der Geschäftsvorfälle können Sie die dazugehörigen Dokumentenklassen, welche im Prozess auftreten, herleiten. Des Weiteren ist es wichtig, die mit der Bearbeitung beauftragten Mitarbeiter zu identifizieren.

So kann eine Verknüpfung zwischen den Dokumenten und den Sachbearbeitern hergestellt werden. Angenommen der Sachbearbeiter Herr Müller ist für das Beschwerdemanagement zuständig, dann würde das System alle Beschwerden Herrn Müller zustellen. Natürlich ist es möglich auch ganze Gruppen (Abteilung Qualitätssicherung) zu adressieren. Stellvertreterregelungen können sicherstellen, dass auch bei Abwesenheit des Zuständigen eine Bearbeitung realisiert wird.

Jedoch lassen sich auch komplexere Prozesse abbilden. Müsste beispielsweise der Vorgesetzte von Herrn Müller alle Beschwerden gegenlesen, dann könnte das System die Dokumente zuerst diesem zustellen. Nach der Freigabe würde dann eine Weiterleitung an Herrn Müller zur Bearbeitung erfolgen.