Dass die Cloud-Offices sich dennoch wachsender Beliebtheit erfreuen, liegt sicher an der sehr einfach einzurichtenden Kollaboration: Ohne ServerServer entsprechend konfigurieren, ohne umfangreiche Nutzerrechte definieren zu müssen, lassen sich zum Beispiel Google Docs-Dokumente leicht mit anderen Nutzern teilen. Jeder Berechtigte kann solche Dokumente nicht nur sehen, sondern auch bearbeiten. Trotzdem sind auch solche Dokumente gegen den unberechtigten Zugriff durch Dritte einigermaßen geschützt. Alles zu Server auf CIO.de

Wer in großen Einheiten schon einmal versucht hat, schnell und unkompliziert unterschiedlichen Personen Zugriff auf einzelne Dokumente zu geben, wird die Einfachheit der Cloud-Office schnell schätzen lernen.

Schatten-IT: Eine Herausforderung für die IT-Abteilung

All diese Cloud-Angebote haben eins gemeinsam: Niemand braucht eine IT-Abteilung dafür, um mit ihnen zu arbeiten. Das hat aus Sicht der einzelnen Mitarbeiter oder ganzer Abteilungen vor allem Vorteile: Es geht im Zweifel schneller, es ist unkomplizierter und man erspart sich umständliche Sicherheitsvorkehrungen. Aus Sicht der Unternehmen und ihrer IT-Abteilungen ist die Schatten-ITSchatten-IT alles andere als begrüßenswert. Zu allererst sieht es niemand gerne, wenn irgendjemand anders im ureigenen Terrain wildert. Eine Marketingabteilung ebenso wenig wie ein Vertrieb oder ein Personalverantwortlicher. Warum sollte die IT das dann gut finden? Alles zu Schatten-IT auf CIO.de

Aber die Probleme mit Schatten-IT in der Cloud sind keine Frage von Befindlich- und Eitelkeiten. Hier geht es um handfestere Probleme. "IT-Geräte, -Applikationen und -Services stehen in einem Unternehmen selten für sich allein", schreibt Karin Quack in der Computerwoche. "Sie müssen mit anderen Systemen, Infrastrukturen, ganzen IT-Landschaften integriert werden." Es sei solange kein Problem wenn die Sales-Abteilung statt Lotus Notes plötzlich Google Apps nutzen möchte, wie sie nicht erwartet, dass ihre elektronischen Kalender mit denen der Marketing-Mitarbeiter oder gar mit dem unternehmensweiten CRM-System synchronisiert sind, so Quack. Oder wenn das Controlling auf Dauer lieber eigene Daten auswertet als unternehmensweit einheitliche und verbindliche. Das aber entspricht nicht den Ansprüchen an Zusammenarbeit, Datenqualität und Sicherheit, die moderne Unternehmen haben.

Wenn eine Schatten-IT im Unternehmen wächst und gedeiht, dann ist das nicht die Schuld der Fachbereiche oder der Mitarbeiter. Sie machen nichts anderes, als akute Probleme schnell und unbürokratisch zu lösen. Wenn sie dafür auf tendenziell unsichere und unkontrollierbare Lösungen zurückgreifen müssen, dann liegt das Problem in einer starren, unflexiblen und zu schnellen Lösungen unfähigen IT-Infrastruktur.