Problemlöser Schatten-IT
Wie Mitarbeiter die IT-Abteilung umgehen
Foto: RIM Dropbox
Viele Information-Worker nutzen Cloud-Speicher, um Daten und Dateien unabhängig vom jeweiligen Standort und Arbeitsplatz vorhalten zu können. Seitdem es Angebote im Kleinen (Dropbox, Box) wie im Großen (Amazon Cloud, Microsoft Azure) gibt, braucht niemand Daten und Dateien per USB-Stick zu transportieren, die im Zweifelsfall doch irgendwo liegen, wo man sie nicht wiederfindet. Da ist es wesentlich einfacher, Daten bei der Arbeit in spezielle Online-Verzeichnisse zu speichern und auf diese Verzeichnisse von überall her zugreifen zu können.
Dropbox kann mehr als Speichern
Angebote wie Dropbox, das im Hintergrund übrigens mit Amazon-Services arbeitet, können aber noch mehr, als einfach nur Online-Speicher bieten. So gibt es von Dropbox für gängige Betriebssysteme und Endgeräte spezielle Frontends, mit denen man gleichermaßen vom Desktop wie vom mobilen Gerät seine Cloud-Daten verwalten kann. Bei der Arbeit speichert man seine Daten wie in jedem beliebigen Ordner in speziellen Dropbox-Verzeichnissen, so dass sie unmittelbar danach von überall her entweder über spezielle Apps oder via Internet-Browser zugreifbar sind. Das geht auch für Anwender, die keinen eigenen Dropbox-Account haben: Hier erlaubt es die Anwendung, Links auf einzelne Dateien öffentlich zu versenden, so dass jedermann diese Daten runterladen kann.
Der Basis-Account von Dropbox mit einer Speicherkapazität von zwei Gigabyte ist kostenlos; die maximale Speicherkapazität beträgt 100 Gigabyte - für die meisten Datenarbeiten reicht das sicher aus.
- iPad App: Dropbox
Beim ersten Start der App muss der Dropbox-Account eingegeben werden. - iPad App: Dropbox
Exitstiert noch kein Account, so lässt er sich hier schnell anlegen - iPad App: Dropbox
Über den Browser eines PCs lassen sich beliebiege Dateien in den Dropbox-Account hochladen. - iPad App: Dropbox
So sieht das iPad-App nach dem Start aus. - iPad App: Dropbox
Auch vom iPad aus lassen sich Fotos oder Videos in die Dropbox hochladen. - iPad App: Dropbox
Ein Fingertipp auf das gewünschte Bild startet den Upload. - iPad App: Dropbox
Dateien wie ZIP-Files kann das Dropbox-App nicht öffnen... - iPad App: Dropbox
... aber sind andere Apps wie GoodReader installiert, so hilft ein Fingertipp auf das Weiterleitensymbol. - iPad App: Dropbox
Excel-Sheets zeigt Dropbox ebenso an wie... - iPad App: Dropbox
... Word-Dokumente, die sich.... - iPad App: Dropbox
... alternativ auch in Apps wie Pages öffnen lassen. - iPad App: Dropbox
Powerpoint-Präsentationen zeigt Dropbox ebenfalls an... - iPad App: Dropbox
.. sowie auch PDF-Files. - iPad App: Dropbox
Bei ausführbaren exe-Dateien für Windows hilft natürlich auf dem iPad keine App. - iPad App: Dropbox
Dropbox zeigt an, welche Apps für das "Weiterleiten" zum Öffnen eingebunden werden können. - iPad App: Dropbox
Soll eine Datei oder ein Foto jemanden ohne den eigenen Dropbox-Zugang zur Verfügung gestellt werden, so genügt das Markieren der entsprechenden Datei und ein Fingertipp auf das Kettensymbol rechts oben in der Leiste. Wird „Email Link“ gewählt, so wird automatisch eine neue E-Mail geöffnet, in der ein Download-Link für die Datei enthalten ist. - iPad App: Dropbox
Der Empfänger der E-Mail klickt auf den Link zum Download der Datei. - iPad App: Dropbox
Alternativ lässt sich der Link auch in die Zwischenablage kopieren. Bei Bildern lassen sich diese ebenfalls ins Clipboard kopieren. - iPad App: Dropbox
Mit dem Favoritenknopf lassen sich Dateien markieren, die man auch offline anschauen will. Das App macht von diesen Dateien dann einen lokalen Download auf das iPad. - iPad App: Dropbox
Das Symbol mit den grünen Haken zeigt dann alle Offline-Dateien an. - iPad App: Dropbox
Die Einstellungen von Dropbox zeigen den bereits benutzten Speicherplatz an. - iPad App: Dropbox
Außerdem lässt sich die Qualität der vom iPad hochzuladenden Fotos einstellen. - iPad App: Dropbox
Wer will, vergibt einen Passcode für das Starten der App. - iPad App: Dropbox
Soll eine Datei aus der Dropbox gelöscht werden, muss über den File-Namen nur ein Fingerwisch nach links oder rechts erfolgen. - iPad App: Dropbox
Neue Ordner lassen sich in der App ebenfalls anlegen.
Amazon und Microsoft etwas überdimensioniert
Wer dennoch mehr benötigt, findet Online-Speicher wie erwähnt zum Beispiel auch bei AmazonAmazon oder MicrosoftMicrosoft. Dort sind die Speicherangebote allerdings Teil größerer und funktional sehr viel umfangreicherer Pakete, die meist beliebig nach oben und unten skaliert werden können. Alles zu Amazon auf CIO.de Alles zu Microsoft auf CIO.de
Aufgrund der Funktions- und der Vielfalt der Darreichungsformen eignen sich solche Angebote sicher eher für große Unternehmen, für den Fall also zum Beispiel, dass jemand all seinen Mitarbeitern kontrollierten Zugang zu Datenspeichern in der Cloud bieten möchte.