E-Mail-Archivierung und Checklisten
Wie Sie E-Mails richtig aufbewahren
Private E-Mails
Bei der Aufbewahrung von E-Mails ist zu beachten, inwieweit die Firmenadresse für die private Kommunikation genutzt wird. Schon die Spam-Filterung kann private Mails filtern und so das imTelemediengesetz (TMG) geregelte Fernmeldegeheimnis durch Vorenthaltung der Informationen für den Arbeitnehmer verletzen. Eine systemgetriebene vollständige Archivierung ist ohne Erlaubnis durch den Mitarbeiter nicht möglich, da sich nicht ausschließen lässt, dass private E-Mails archiviert werden, auf die später aus Datenschutzgründen nicht zugegriffen werden kann. Ein E-Mail-Archiv kann nicht automatisch in "dienstlich" und "privat" differenzieren, und der Anwender hat ja keine Chance, private Mails vorher zu löschen. Für den Umgang mit privaten E-Mails gibt es diese Varianten:
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Private E-Mails werden verboten. Die Einhaltung des Verbots muss regelmäßig geprüft, werden, sonst gilt die private Nutzung als geduldet.
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Nutzung separater E-Mail-Adressen für private E-Mails.
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Private-E-Mails werden zugelassen, sind aber nicht mit dem hauseigenen E-Mail-System zulässig, sondern nur bei Google Mail, web.de oder ähnlichen Anbietern.
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Private E-Mails werden der vollständigen E-Mail-Archivierung nicht mit archiviert, da es Regeln gibt, durch die sie erkannt werden können, zum Beispiel Ordner "Privates" in jedem Postfach.
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Private E-Mails werden mitarchiviert. Für den Zugriff auf das Postfach werden Regeln mit dem Betriebsrat abgestimmt.
Die Empfehlung lautet hier: Weg von der privaten Nutzung mit Firmen-Mail-Adresse, hin zu privater Nutzung mit privatem Account über andere Kommunikationswege (zum Beispiel Web-Dienste) oder Abschluss einer Betriebsvereinbarung, die dem Unternehmen alles erlaubt, was im Falle einer E-Mail-Recherche notwendig ist.
Art der Aufbewahrung |
Ausdruck der E-Mail |
Aufbewahrung im E-Mail-System/ Dateisystem |
Vollständige E-Mail-Archivierung |
Anwender-bezogene E-Mail-Archivierung |
Erfüllung rechtlicher Anforderungen |
Ja, für Belegfunktion. Nein, für maschinelle Auswertbarkeit (GDPdU). Vollständigkeit "nur" durch Anwender. |
Nein, keine Sicherstellung der Unveränderbarkeit. Vollständigkeit "nur" durch Anwender. |
Nein, Vollständigkeit durch System. Keine Ordnung, kein Kontextbezug. |
Ja, Vollständigkeit "nur" durch Anwender. |
Trennung relevante und nicht relevante E-Mails |
Ja |
Abhängig von der Art der Umsetzung |
Nein |
Ja |
Geordnete Ablage im fachlichen Kontext (gemeinsam mit anderen Dokumenten) |
Ja, wenn alles auf Papier |
Ja, aber nur für E-Mails |
Nein |
Ja |
Abgrenzung zu privaten E-Mails |
Ja |
Ja |
Nein |
Ja |
Gute Suchfunktionen |
Nein |
Ja |
Eingeschränkt, da nur E-Mail-Attribute und Volltext |
Ja |
Quelle: Zöller & Partner GmbH |