Wie Sie E-Mails richtig aufbewahren

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Oft denken Unternehmen über die Einrichtung einer E-Mail-Adresse speziell für steuerrelevante E-Mails nach. Zwar wären die an diese Adresse gesendeten E-Mails dadurch zumindest im Original gespeichert, aber es stellen sich hier andere Probleme:

• Die Frage, welche E-Mails archiviert werden sollen, bleibt bestehen.

• Die nachhaltige und dauerhafte Speicherung muss für das E-Mail-Postfach sichergestellt werden.

• Erforderliche Ablagekriterien wie Kundennummer oder Dokumentenart fehlen.

• Ein Löschen der E-Mails lässt sich gegebenenfalls nur über Rechte im Mail-Sys-tem verhindern.

• Es müsste sich nachvollziehen lassen, wer wann wie zugegriffen hat, was nicht immer möglich sein wird.

• Eine spätere Suche einzelner E-Mails ist sehr schwierig.

Aus diesen Gründen ist diese Art der Umsetzung für steuerrelevante E-Mails in der Regel nicht erfolgreich.

Volltextsuche in Anhängen

Volltextindizierung bildet mittlerweile eine Standardfunktion in den meisten DMS-Lösungen. Was für Mailbodies (Text) einfach erscheint, gilt aber nicht immer für Anhänge. So können beispielsweise in Lotus-Notes-Mails enthaltene Anhänge bei einer Speicherung im DXL-Format aufgrund ihrer proprietären Codierung von vielen Volltext-Lösungen in Mail-Archiven nicht gelesen werden. Hier gilt es bei einer Produktauswahl zu prüfen, ob die relevanten Formate für E-Mail-Attachments unterstützt werden.