"Virtuelle Arbeitsräume bündeln eine Vielzahl von ToolsTools unter einem Dach, die früher alle separat administriert und verwaltet werden mussten. Sie erleichtern die Kommunikation zwischen Kunde und Berater, da sie sich auf beliebigen mobilen Endgeräten nutzen lassen", erklärt Fritz Greitsch, Leiter MS Competence Group bei der DV-RATIO SMC GmbH. Alles zu Tools auf CIO.de

Mehr Transparenz für Unternehmen

Unternehmen profitieren dabei von der Transparenz. Virtuelle Arbeitsräume laden erstens dazu ein, Informationen strukturiert abzulegen, was die Recherche enorm vereinfacht. Zweitens ist jederzeit ein Einblick in den Projektfortschritt möglich, da relevante Informationen zentral abgelegt sind. Drittens sorgen Kommunikationsmittel von Chat über Forum bis Videokonferenz dafür, dass offene Fragen zeitnah thematisiert und dokumentiert werden. Viertens erlaubt die Zuweisung von Aufgaben ein übersichtliches Projektcontrolling. "Der Aufwand, Daten in ein Portal einzupflegen und aktuell zu halten, lohnt sich", so Kai Begelinger, Leiter Competence Center Managementberatung bei DV-RATIO.

Weniger reisen für Berater?

In virtuellen Arbeitsräumen können Berater an Projekten mitarbeiten, ohne Tag für Tag beim Kunden zu sein. Für Beratungen spielt sicher auch die Ersparnis von Spesen eine Rolle. Viel wichtiger ist es für Consultants, dass sie sich dadurch einige Reisetage ersparen können - wenn der Kunde zustimmt. Dass dieser mit virtuellen Beratern oft auch nicht einverstanden ist, ist ein Vertrauensproblem: Bislang waren in Rechnung gestellte Tagessätze für Consultants mit der Anwesenheit der Berater im Unternehmen gleichzusetzen und daher einfach überprüfbar. Schwieriger gestaltet sich die Lage, wenn die Berater nicht vor Ort arbeiten. "Kunden, die selbst auf flexible Arbeitsmodelle und Vertrauensarbeitszeit setzen, tun sich hier leichter", kommentiert Greitsch.

Im Gegenzug fordern Arbeitsformen wie Home Office vom Berater aber auch ein gewisses Maß an Selbstorganisation. Allerdings können trotz aller technischen Möglichkeiten virtuelle Arbeitsräume den persönlichen Kontakt nicht vollständig ersetzen. In der Praxis haben sich daher Modelle mit fixen Präsenzphasen an ausgewählten Wochentagen bewährt.