E-Mail reicht nicht
Projekte scheitern an Kommunikation
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Projekte scheitern oft an zu kleinem Budget, unmotivierten Mitarbeitern und überzogenen Anforderungen Externer. Was aber mindestens genauso wichtig ist: Kommunikation. Das hat die Umfrage der Münchner Kommunikationsberatung Cetacea "Kommunikation in Projekten" ergeben. An der Studie nahmen 754 Projektmanager aus Deutschland teils mit einer Berufserfahrung von meist mehr als zehn Jahren.
Unterschätzte Kommunikation
Drei Faktoren sind sehr wichtig, damit ein Projekt gelingen kann: Ein klar formulierter Projektauftrag, ein kompetenter Projektleiter und die Unterstützung des Top-Managements. Aber das alles hilft nichts, wenn die Teilnehmer nicht miteinander reden. "Die Bedeutung von Projektkommunikation wird oft unterschätzt - sie ist ein erfolgskritischer Faktor im Projekt", so ein Studienteilnehmer. Insgesamt 85 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie die Kommunikation als sehr wichtig einstuften, weitere 12,6 Prozent als wichtig. Denn der Austausch muss einiges leisten.
Was Projektkommunikation leisten sollte
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Am wichtigsten erachten Projektmanager daher nicht nur das Informieren der Mitarbeiter, sondern auch das Motivieren der Teilnehmer. Mehr als die Hälfte (56 Prozent) gab an, dass das "Erzeugen von Commitment, Vertrauen und Akzeptanz" eine der wichtigsten Aufgaben der Projektkommunikation sei. Sie sollte "offen, ehrlich, transparent" sein, so ein Studienteilnehmer. "Die persönliche Komponente darf nicht vernachlässigt werden." Doch das ist gar nicht so einfach.
Als Herausforderung sehen viele Projektmanager (25 Prozent), klar, präzise und zielgruppengerecht mit den Teilnehmern zu reden. Idealerweise sollte die Kommunikation auch geplant werden, also festen Regeln unterworfen sein. 20 Prozent gaben zudem an, dass ein Kommunikationsmanagement ebenso wichtig sei. Als besonders heikel erachten Projektmanager die Kommunikation bei strategischen Neuausrichtungen, Post Merger Integration und bei Kostensenkungs- und Restrukturierungsmaßnahmen. Doch die Umsetzung dieser Ziele scheitert oft schon an der Art der Kommunikation.
- Diese Kommunikationsfehler sollten Sie vermeiden
Was Sie in Gesprächen und Debatten tunlichst unterlassen sollten, um Fehlinformationen, Konflikte und Imageschäden zu vermeiden. - Fachchinesisch benutzen
Mit technischem Fachjargon um sich zu werfen, ist der größte Fehler, den IT-Verantwortliche in Gesprächen mit Nicht-IT'lern machen können. Viele Experten können nicht richtig einschätzen, wie tief das eigene Fachwissen geht und wo im Gegenzug das Fachwissen des Gegenübers endet. Hier kann es schnell zu Missverständnissen und Kommunikationsstörungen kommen. - Technische Probleme beklagen
Wer in der Team- oder Vorstandssitzung über technische Probleme im Rechenzentrum oder anderen Unternehmensstellen klagt, darf sich nicht wundern, wenn diese Beschwerden Irritation und Unsicherheit auslösen. Kollegen, die nicht mit den beschriebenen Interna vertraut sind, verstehen in einem solchen Fall oft nur "Der hat massive Probleme, die er nicht in den Griff bekommt." Natürlich müssen IT-Probleme auch im großen Kreis thematisiert werden dürfen, das jedoch besser in einer sachlichen Art und Weise, die jeder verstehen und nachvollziehen kann. - Wie ein Verkäufer reden
Manager, die bislang mit einem Business-Hintergrund tätig waren, und IT-Führungspositionen übernehmen, sprechen ihre neuen Untergebenen in einem aufgeblasenen Ton an und wirken dabei häufig wie Verkäufer, die die neueste Kollektion heiße Luft präsentieren. - Keine Fragen stellen
Gute CIOs stellen sinnvolle Fragen und hören auf die Antworten. So gelangen oft neue Aspekte in die Diskussion. Dazu werden die Kollegen eingebunden und die Beziehung zwischen Manager und Team gestärkt. Warum viele IT-Verantwortliche anders vorgehen? Sie haben (meist unbegründet) Angst, als unwissend und inkompetent dazustehen. - Niemanden einbinden
Gut ausgebildete CIOs sind überzeugt von ihren eigenen Ideen, welche Techniken sich wie am besten implementieren lassen. Viele vergessen darüber jedoch, dass auch die gesamte IT-Abteilung und der Vorstand womöglich noch eigene Ideen haben. Wenn CIOs ihre eigenen Vorstellungen ohne Rückfrage durchdrücken, verärgern sie deshalb viele Kollegen - selbst, wenn es die beste und richtige Wahl war. - Ängste schüren
Wenn der Vorstand überzeugt werden muss, das IT-Budget aufzustocken, diese oder jene Anschaffung oder Migration vorzunehmen, neigen manche CIOs dazu, in ihrer Argumentation zu übertreiben oder zu simplifizieren. Wenn neue Server angeschafft werden sollen, hört sich das dann so an: "Wenn wir bis kommende Woche nicht zehn neue Server im Schrank stehen haben, bricht der ganze Laden zusammen!" - Den Wertbeitrag nicht herausstellen
Viele CIOs betonen, wie wichtig die Unternehmens-IT ist. Die Vorstände verstehen aber häufig nicht, was die IT konkret zum unternehmerischen Erfolg beiträgt. Deshalb sollten IT-Verantwortliche in Präsentationen und Diskussionen immer noch einen Schritt weitergehen, als nur in den eigenen Grenzen zu argumentieren. - Mit PowerPoint einschläfern
Zu viele Folien, zu viele Nichtigkeiten. Effiziente Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie sich auf die wichtigsten Infos konzentrieren, die das zuhörende Publikum direkt betreffen. Im besten Fall kann gänzlich auf PowerPoint verzichtet werden - gute Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie von selbst im Gedächtnis haften bleiben und nicht durch eine Armada von Aufzählungspunkten.