Es bestehe ein Spielraum von rund einem Fünftel für Einsparungen gegenüber dem Listenpreis, so Weiss. Vor dem Hintergrund, dass FBI-Verträge oft 2 oder 3 Millionen US-Dollar schwer seien, stünden sogar bei einer Marge von nur 10 Prozent Einsparungen von 200.000 oder 300.000 Dollar im Raum. Zu realisieren sei dieses Potenzial durch elf Schritte bei der Evaluierung, Auswahl und Verhandlung bei der FBI-Beschaffung.

Die 11 Schritte zur FBI

Schritt 1: Die Beschaffungs-Abteilung sollte von Beginn an einbezogen sein. Kommen die Procurement-Manager erst nach ersten Gesprächen und Verhandlungen mit den Anbietern hinzu, könnten schon unnötige Zusagen gemacht worden sein. Oder aber der Prozess zieht sich länger als nötig in die Länge.

Schritt 2: Ein erster Evaluierungs-Zeitpunkt sollte ein halbes Jahr vor dem erhofften Vertragsabschluss angesetzt werden. „Wenn der Vertrag überhastet abgeschlossen wird, gewinnen die Anbieter Vorteile, indem sie eigenen Bedingungen durchsetzen oder Zugeständnisse an die Kunden minimieren können“, so Gartner.

Schritt 3: Für den Evaluierungs-Prozess sollte ein Team über Funktionsgrenzen hinweg zusammengestellt werden. Denn die üblichen Rollen beim traditionellen IT-Einsatz müssen laut Gartner möglicherweise modifiziert werden. Wer den Betroffenen den Wandel ihrer Rolle nicht klar mache, müsse mit Konflikten und Ressentiments rechnen.

Schritt 4: Das Ersuchen um ein Angebot ist so gestalten, dass sich das Verständnis der IT-Abteilung von den kurz-, mittel- und langfristigen Business-Zielen darin widerspiegelt – mitsamt erwarteter Service Levels, geplantem Wachstum und Verbesserungen beim Technology Life Cycle. „FBI-Lieferanten modifizieren möglicherweise die Konfigurationen, verändern die Natur der Partnerschaft und beharren auf Nutzung der vereinbarten Management Software, selbst wenn sich Lizenzen, Preise und andere Bedingungen verändern“, warnt Gartner. Deshalb seien „Was wäre wenn?“-Analysen und StrategienStrategien zur Risikominimierung zentral. Alles zu Strategien auf CIO.de