Schritt 5: Bei der Angebotsforderung ist darauf zu achten, dass mindestens zwei Lieferanten für eine vergleichende Evaluierung in Frage kommen. Teile der FBI sollten also möglichst nicht vom Hauptpartner kommen. Außerdem sollte ein Plan entwickelt werden, wie mehrere vertikale Silos von verschiedenen Anbietern durch gängige Infrastruktur integriert werden können.

Ausstiegsszenario nötig

Schritt 6: Ferner ist zu gewährleisten, dass das mit der Auswahl betraute Team eng mit der Beschaffung zusammenarbeitet, um die günstigen Vertragsbedingungen herauszuholen. „Die Procurement-Abteilung sollte die IT-Mitarbeiter instruieren, wie man mit den Zulieferern in technischen Fragen umgehen soll“, so Gartner. Dies beinhalte etwa die SLA-Definitionen, dürfe aber nicht dazu führen, dass die Beschaffung Business-Fragen und Verhandlungen kontrolliert.

Schritt 7: Zu spezifizieren sind dann die zu liefernden Quoten. Laut Gartner sollte dies nach folgenden Kategorien aufgefächert werden: Hardware-Compute, Hardware-Networking, Hardware-Storage, Software-Fabric Resource Pool Management, Software-Cloud Management, Software-andere Lizenzen, Software-Wartung, Hardware-Wartung sowie Support Installation Services. „Gehen Sie sicher, dass für jede Kategorie Listen und Abschläge ersichtlich sind“, raten die Analysten. Ein besonderes Augenmerk sollte laut Gartner dem Support gelten. Ein Alarmzeichen sei es, wenn dieser mehr als ein Fünftel des Gesamtvertragswertes ausmache.

Schritt 8: Es braucht außerdem ein Ausstiegs- oder Brückenszenario für den Fall, dass der Vendor seine Roadmap ändert oder gar verlässt. Ein Mangel an Alternativen sei eine Einfallsschneise für ernste Verfügbarkeits- und Kontinuitätsprobleme.

Schritt 9: Tests und Integration sollten eine gemeinsame Angelegenheit sein. „Es ist Aufgabe der IT, den Prozess zu beobachten und zu garantieren, dass der Anbieter sich an seine Verpflichtungen hält“, so Gartner. Zum Quervergleich empfehlen die Analysten, die vertraglichen Kosten mit den hypothetischen Ausgaben zu vergleichen, die intern anfallen würden.