Licht ins Chaos der globalen Payroll-Organisation

Die meisten Unternehmen konzentrieren sich auf eine Lösung mit externen Payroll-Dienstleistern, da diese Vorteile bietet: Die standardisierten und erprobten Systeme des Dienstleisters sind meist schneller und kostengünstiger nutzbar als interne. Sie bieten Mengendegressionseffekte und niedrige Ausführungsrisiken aufgrund der hohen Transaktionalität mit wiederkehrenden Standardprozessen. Außerdem können komplexe und sich ändernde regulatorische Anforderungen besser und günstiger durch einen Dienstleister gemanagt werden als durch eigene Experten.

Es gibt jedoch vielfältige Gründe, die für eine länderübergreifende, standardisierte Payroll sprechen und aus Konzernsicht vorteilhaft sind:

• Payroll als HR-Informations- und Steuerungsinstrument. Viele regelmäßig notwendige Steuerungsinformationen müssen bei unterschiedlichen lokalen Payrollsystemen mühsam erhoben werden. Eine integrierte Payroll-Lösung kann hier Abhilfe verschaffen.

• Compliance mit lokaler Gesetzgebung. Bei vielen Unternehmen, die Länder mit kleinen HR- und Payroll-Abteilungen haben, müssen neue oder geänderte gesetzliche Anforderungen identifiziert und umgesetzt werden. Payroll-Dienstleister garantieren hier die richtige Überführung dieser Vorschriften und Regeln in die Payroll-Systeme.

• Risikominimierung. In Ländern, in denen kein Payroll-System existiert und sie im Extremfall manuell von wenigen Mitarbeitern durchgeführt wird, bestehen höhere Risiken (z.B. Fraud-Risiken), die oft nur durch nachgelagerte Kontrollen (Audits) geprüft werden können.

• Kosteneinsparungen. Auch wenn Payroll Business Cases oft nur knapp positiv sind, lassen sich bei richtiger Herangehensweise Kosteneinsparungen generieren.