Geld sparen und effizienter arbeiten
5 Gründe, weshalb Dokumenten-Management ins Top-Management gehört
2. Dokumente können Kosten reduzieren - in Krisenzeiten zählt nur das
In vielen Unternehmen laufen in den vergangenen Wochen verstärkt Programme, um Einsparungen oder Prozessoptimierungen durchzuführen. Dokumentenbasierte Geschäftsabläufe sind eine der letzten weißen Flecken auf der Kostenkarte. Sie bieten bislang zumeist unentdeckte Einsparpotenziale. Ein Grundproblem dabei: Wie lassen sich Kosten einsparen, die man selbst nicht misst und deren Höhe unbekannt ist?
Der Weg zu Kostenstruktur und Effizienz
3. Dokumente sind nicht automatisch Papier
Um Kostenstruktur und Effizienz von Dokumentenprozessen in Unternehmen sinnvoll in Angriff nehmen zu können, muss man allerdings zunächst wissen, was als "Dokument" bezeichnet wird. Papier ist nur ein Träger von Informationen. Entscheidern ist geraten, einen Blick über den Tellerrand zu wagen und den gesamten Informationsaustausch im Unternehmen zu betrachten. Als Dokumente lässt sich in dieser erweiterten Sichtweise jede Art von Informationen verstehen, die in jeder beliebigen, abrufbaren Form aufgezeichnet und gespeichert wird. Dokumentenintensive Prozesse finden sich in nahezu allen Funktionsbereichen der Unternehmen. Bislang wurden die Gemeinkosten für Dokumente als unvermeidbar angesehen. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Kosten- und Produktivitätsgewinne einer Dokumenten-Strategie bisher noch nicht richtig in Angriff genommen wurden.
4. Dokumente bestimmen die betriebliche Organisation - nicht der Entscheider
IDC-Untersuchungen schätzen, dass die durchschnittlichen jährlichen Kosten für Dokumentation zwischen 5 und 15 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens darstellen. Bei der Betrachtung der Wirkung von Dokumenten ist auch zu bedenken, dass sich leitende Angestellte allein 45 Prozent ihrer Zeit mit Dokumenten beschäftigen. Das zeigt wie wichtig die Überprüfung und die Einführung von Veränderungen zur Erhöhung der Effizienz von Aktivitäten sind, die 45 Prozent der Arbeitszeit des Managements in Anspruch nehmen. Wege, diese Informationsflut zu kanalisieren, sind zugleich Wege für profitables Wirtschaften.
Allein ein strukturiertes Vorgehen im Umfeld des Bürodrucks bringt enorme Einsparungen mit sich. Heterogene Bürolandschaften mit vielen Einzelplatzdruckern, Scannern und Faxgeräten von verschiedenen Herstellern arbeiten oft nicht effizient. Ein Bereich mit Sparpotenzial sind die Managed Print Services. Das Management aller im Unternehmen anfallenden Druck- und Kopieraufträge optimiert den Dokumenten-Workflow. Die Anforderungen und Kosten im Dokumentenbereich werden ermittelt und davon ausgehend signifikante Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen realisiert.